Charge de travail et capacité de l'équipe : à quoi ressemble une semaine équitable
Une semaine équitable est une semaine où le travail ouvert de personne ne dépasse sa capacité hebdomadaire. Tasked mesure la charge de travail d'une personne selon l'estimation en minutes de ses tâches ouvertes (réparties équitablement si une tâche a plusieurs responsables), par rapport à une capacité hebdomadaire par défaut de 2 400 minutes (cinq jours de huit heures) ou à la somme des capacités des équipes dont elle fait partie. La vue de la charge de travail colorie en rouge toute personne qui dépasse cette limite.
La charge de travail est un niveau, le débit est un rythme
Deux chiffres décrivent la semaine d'une personne et ils ne doivent pas être additionnés. La charge de travail correspond au volume de travail ouvert qu'elle gère actuellement, en minutes. Le débit correspond au nombre de tâches terminées sur la période observée. L'un est un niveau, l'autre est un rythme, et c'est pourquoi l'onglet de la charge de travail dans les analyses les sépare en deux colonnes distinctes.
Une personne avec une charge de travail élevée et un débit élevé est active et avance. Une personne avec une charge de travail élevée et un faible débit est bloquée, et c'est la ligne à surveiller en priorité le lundi. Ne regarder qu'un seul de ces deux chiffres masque cette différence.
Comment sont comptées les minutes d'une tâche
Chaque tâche peut comporter une estimation en minutes. Les modèles incluent des estimations pour les tâches les plus importantes, par exemple 480 minutes pour l'écriture du script et de la liste des plans dans le pack publicité, et 960 pour le montage offline, et vous pouvez les modifier comme n'importe quel autre champ.
Lorsqu'une tâche n'a qu'un seul responsable, l'estimation complète correspond à sa charge de travail. Lorsqu'elle en a plusieurs, l'estimation est répartie équitablement entre eux et les minutes restantes sont attribuées aux premiers responsables dans l'ordre, de sorte que la somme des parts soit toujours égale à l'estimation. Une tâche sans estimation ou sans responsable ne contribue en rien à la charge de travail de quiconque. C'est un choix délibéré : une tâche sans estimation est invisible dans la vue de la charge de travail jusqu'à ce que quelqu'un y associe un chiffre, ce qui permet de révéler honnêtement les lacunes.
Le même calcul est utilisé par la vue de la charge de travail sur un tableau et par le récapitulatif quotidien des analyses, de sorte que la barre qu'un producteur voit le mardi et la ligne du membre dans l'onglet des analyses décrivent les mêmes minutes.
Capacité : la valeur par défaut et les équipes
Une personne qui n'appartient à aucune équipe a une capacité de 2 400 minutes par semaine, soit cinq jours de huit heures. Une organisation qui ne crée jamais d'équipe voit exactement cela pour tout le monde.
Une équipe, c'est un nom, une liste de personnes et une capacité hebdomadaire en minutes. Elle ne comporte rien d'autre : pas de workflow, pas de rôles, pas de règles de notification. Une personne travaillant dans une équipe se voit attribuer la capacité de cette équipe. Une personne travaillant dans deux équipes se voit attribuer la somme des deux, ce qui permet de représenter quelqu'un qui travaille une partie de la semaine en post-production et l'autre au studio.
La gestion des équipes est en cours de développement au moment de la rédaction de cet article, en route vers la mise en production. La vue de la charge de travail prend déjà en compte la capacité de l'équipe lorsqu'elle existe, et se rabat sur la valeur par défaut dans le cas contraire.
La vue de la charge de travail sur un tableau
La charge de travail est l'un des types de vues enregistrées, aux côtés des vues tableau, liste, table, timeline et calendrier. Elle trace une barre par responsable : les minutes ouvertes sous forme de part de la capacité de cette personne. La barre est bloquée à 100 %, de sorte qu'une personne à 130 % remplit la barre et s'affiche en rouge au lieu de déborder de la case.
Le travail non attribué a sa propre ligne en bas, de sorte que la vue montre également combien de minutes ne sont pas encore attribuées. Déplacer une tâche d'une personne à une autre modifie immédiatement les barres, car la vue lit le tableau en temps réel plutôt qu'une capture instantanée.
L'onglet de la charge de travail dans les analyses
L'onglet de la charge de travail lit le récapitulatif quotidien plutôt que le tableau en direct et affiche, par membre, le dernier niveau de charge de travail, le nombre de tâches ouvertes, le nombre de tâches en retard, le nombre de tâches terminées sur la période et le nombre de jours mesurés. Les membres sont triés par charge de travail, la plus lourde en premier.
Les trois personnes les plus occupées de cet onglet apparaissent également dans le rapport du propriétaire du lundi, avec leur charge de travail en minutes, de sorte qu'une semaine surchargée est visible même pour quelqu'un qui n'ouvre jamais l'écran des analyses.
À quoi ressemble une semaine équitable en pratique
Une semaine équitable n'est pas une semaine égale pour tous. Un monteur senior avec une capacité de 2 400 minutes et 2 300 minutes de travail ouvert est à 96 % ; un étalonneur à temps partiel dans une équipe de 1 200 minutes qui en a 1 300 est à 108 % et c'est lui qu'il faut aider. La vue affiche le ratio, et non les minutes brutes, précisément pour cette raison.
Le levier d'action est l'estimation. Si les barres semblent incorrectes, ce sont les estimations qui sont fausses avant même les attributions. Corrigez les chiffres des trois ou quatre tâches les plus importantes et la situation se rétablit généralement d'elle-même.
- Regardez la charge de travail et le débit ensemble ; une charge de travail élevée avec un faible débit correspond à la ligne bloquée.
- Attribuez d'abord des estimations aux tâches importantes ; une tâche sans estimation ne pèse rien.
- Définissez la capacité de l'équipe pour les travailleurs à temps partiel afin que le ratio soit réaliste.
- Surveillez la ligne non attribuée : les minutes que personne ne gère constituent la charge de travail masquée de la semaine.
Questions fréquentes
- Qu'est-ce qui est pris en compte dans la charge de travail d'une personne ?
- Les minutes estimées de ses tâches ouvertes. Une tâche ayant plusieurs responsables est répartie équitablement ; une tâche sans estimation ne contribue en rien.
- Quelle est la capacité hebdomadaire par défaut ?
- 2 400 minutes, soit cinq jours de huit heures. Une personne faisant partie d'une ou plusieurs équipes se voit attribuer à la place la somme des capacités de ces équipes.
- La vue de la charge de travail suit-elle le temps réellement passé ?
- Non. Elle compare les minutes ouvertes estimées à la capacité. Les heures passées sont enregistrées ailleurs, sous forme de saisies de temps associées à un élément de travail, et le total du projet les affiche à côté des estimations.
- D'où vient le chiffre de la charge de travail dans le rapport hebdomadaire ?
- À partir du même récapitulatif quotidien que celui lu par l'onglet de charge de travail. Le rapport répertorie les trois membres les plus occupés avec leur charge de travail en minutes.
- Une personne peut-elle faire partie de deux équipes ?
- Oui. Sa capacité est la somme des capacités hebdomadaires des deux équipes.