Teamets arbejdsbelastning og kapacitet: Sådan ser en rimelig uge ud

Arbejdsbelastning er et niveau, gennemstrømning er en hastighed

To tal beskriver en persons uge, og de må ikke lægges sammen. Arbejdsbelastning er, hvor meget åbent arbejde de sidder med lige nu, i minutter. Gennemstrømning er, hvor mange opgaver de har afsluttet i det tidsvindue, du kigger på. Det ene er et niveau, det andet er en hastighed, og af den grund holder fanen for arbejdsbelastning i analytics dem i separate kolonner.

En person med høj arbejdsbelastning og høj gennemstrømning har travlt og rykker fremad. En person med høj arbejdsbelastning og lav gennemstrømning sidder fast, og det er den række, man skal kigge på først om mandagen. Hvis man kun læser det ene af de to tal, overser man denne forskel.

Sådan tælles en opgaves minutter

Hver opgave kan indeholde et estimat i minutter. Skabelonerne leveres med estimater på de større opgaver, for eksempel 480 minutter til at skrive manuskript og shotliste i reklamefilm-pakken og 960 minutter til offline-klipningen, og du redigerer dem ligesom ethvert andet felt.

Når en opgave har én ansvarlig, udgør hele estimatet denne persons arbejdsbelastning. Når den har flere, fordeles estimatet ligeligt imellem dem, og eventuelle overskydende minutter tildeles de første ansvarlige i rækkefølge, så andelene altid tilsammen svarer til estimatet. En opgave uden estimat eller uden en ansvarlig bidrager ikke til nogens arbejdsbelastning. Det er et bevidst valg: En opgave uden estimat er usynlig i arbejdsbelastningsvisningen, indtil nogen sætter et tal på den, hvilket er det mest ærlige sted at synliggøre manglen.

Den samme beregning bruges af arbejdsbelastningsvisningen på et board og af den daglige analytics-opsummering, så den søjle, en producer ser om tirsdagen, og medlemsrækken på analytics-fanen beskriver de samme minutter.

Kapacitet: Standardindstillingen og teams

En person, der ikke tilhører noget team, har en kapacitet på 2.400 minutter om ugen, hvilket svarer til fem dage á otte timer. En organisation, der aldrig opretter et team, ser præcis dette for alle.

Et team består af et navn, en liste over personer og én ugentlig kapacitet i minutter. Det indeholder intet andet: intet workflow, ingen roller, ingen adviseringsregler. En person på ét team får tildelt dette teams kapacitet. En person på to teams får summen af begge, hvilket er måden, du repræsenterer en person på, som arbejder en del af ugen i post-production og en del i studiet.

Teamstyring er under udvikling i skrivende stund og er på vej til at blive lanceret. Arbejdsbelastningsvisningen læser allerede teamkapacitet, når der findes teams, og falder tilbage på standarden, når de ikke gør.

Arbejdsbelastningsvisningen på et board

Arbejdsbelastning is en af de gemte visningstyper ved siden af board, liste, tabel, tidslinje og kalender. Den tegner én søjle pr. ansvarlig: åbne minutter som en andel af den pågældende persons kapacitet. Søjlen er låst ved 100 procent, så en person på 130 procent fylder søjlen helt og farves rød i stedet for at flyde ud over rammen.

Ufordelt arbejde har sin egen række i bunden, så visningen også viser, hvor mange minutter der endnu ikke er lagt på nogens bord. Hvis du flytter en opgave mellem personer, ændres søjlerne med det samme, fordi visningen læser det aktuelle board i stedet for et øjebliksbillede.

Fanen for arbejdsbelastning i analytics

Fanen for arbejdsbelastning læser den daglige opsummering i stedet for det aktive board og viser, pr. medlem, det seneste arbejdsbelastningsniveau, antal åbne opgaver, antal forsinkede opgaver, antal fuldførte opgaver i tidsrummet, og hvor mange dage der blev målt. Medlemmer sorteres efter arbejdsbelastning, med den tungeste først.

De tre mest belastede personer fra denne fane vises også i ejer-rapporten om mandagen med deres arbejdsbelastning i minutter, så en overbelastet uge er synlig, selv for en person, der aldrig åbner analytics-skærmen.

Sådan ser en rimelig uge ud i praksis

En rimelig uge er ikke en uge med ligelig fordeling. En senior klipper med en kapacitet på 2.400 minutter og 2.300 minutters åbent arbejde ligger på 96 procent; en deltids-colorist på et 1.200-minutters team med 1.300 minutter ligger på 108 procent og er den, der har brug for hjælp. Visningen viser netop af denne grund forholdet og ikke de rå minutter.

Håndtaget er estimatet. Hvis søjlerne ser forkerte ud, er det estimaterne, der er forkerte, før det er tildelingerne. Ret tallene på de tre eller fire største opgaver, så retter billedet sig som regel selv.

• Kig på arbejdsbelastning og gennemstrømning sammen; høj arbejdsbelastning med lav gennemstrømning er rækken, der sidder fast.
• Sæt estimater på de store opgaver først; en opgave uden estimat vejer ingenting.
• Angiv teamkapacitet for deltidsansatte, så forholdet bliver retvisende.
• Hold øje med rækken for ufordelte opgaver: Minutter, som ingen ejer, er ugens skjulte arbejdsbelastning.