Arbeidsbelastning og kapasitet i teamet: slik ser en rettferdig uke ut

Arbeidsbelastning er et nivå, gjennomstrømming er en hastighet

To tall beskriver en persons uke, og de må ikke legges sammen. Arbeidsbelastning er hvor mye åpent arbeid de har akkurat nå, i minutter. Gjennomstrømming er hvor mange oppgaver de fullførte i løpet av tidsrommet du ser på. Det ene er et nivå, det andre er en hastighet, og av den grunn holdes de i separate kolonner i fanen for arbeidsbelastning i analysen.

En person med høy arbeidsbelastning og høy gjennomstrømming er travel og i gang. En person med høy arbeidsbelastning og lav gjennomstrømming står fast, og det er den raden du bør se på først på mandag. Å bare lese ett av de to tallene skjuler forskjellen.

Slik telles en oppgaves minutter

Hver oppgave kan ha et estimat i minutter. Malene leveres med estimater på de større oppgavene, for eksempel 480 minutter for å skrive manus og opptaksliste i reklamefilmpakken og 960 for offline-klippingen, og du redigerer dem som alle andre felt.

Når en oppgave har én ansvarlig, er hele estimatet denne personens arbeidsbelastning. Når den har flere, fordeles estimatet likt mellom dem, og eventuelle overskytende minutter går til de første ansvarlige i rekkefølge, slik at delene til sammen alltid utgjør hele estimatet. En oppgave uten estimat, eller uten ansvarlig, bidrar ikke til noens arbeidsbelastning. Dette er et bevisst valg: en oppgave uten estimat er usynlig i visningen for arbeidsbelastning frem til noen setter et tall på den, noe som er det ærligste stedet å synliggjøre avviket på.

Den samme utregningen brukes av visningen for arbeidsbelastning på en tavle og av den daglige analysesammenstillingen, slik at søylen en produsent ser på tirsdag og medlemsraden i analysefanen beskriver de samme minuttene.

Kapasitet: standarden og team

En person som ikke tilhører noe team, har en kapasitet på 2 400 minutter i uken, noe som tilsvarer fem dager på åtte timer. En organisasjon som aldri oppretter et team, ser nøyaktig dette for alle.

Et team er et navn, en liste over personer og én ukentlig kapasitet i minutter. Det inneholder ingenting annet: ingen arbeidsflyt, ingen roller, ingen varslingsregler. En person i ett team får dette teamets kapasitet. En person i to team får summen av begge, som er slik du representerer noen som jobber deler av uken med etterarbeid og deler i studioet.

Teamadministrasjon er under utvikling i skrivende stund, på vei til lansering. Visningen for arbeidsbelastning leser allerede teamkapasitet når det finnes team, og faller tilbake på standarden når de ikke gjør det.

Visningen for arbeidsbelastning på en tavle

Arbeidsbelastning er en av de lagrede visningstypene, ved siden av tavle, liste, tabell, tidslinje og kalender. Den tegner én søyle per ansvarlig: åpne minutter som en andel av den personens kapasitet. Søylen er begrenset til 100 prosent, så noen på 130 prosent fyller søylen og farges rød i stedet for å flyte over boksen.

Ufordelt arbeid har sin egen rad nederst, så visningen viser også hvor mange minutter som ennå ikke er på noens bord. Å flytte en oppgave mellom personer endrer søylene umiddelbart, fordi visningen leser tavlen i sanntid i stedet for et øyeblikksbilde.

Fanen for arbeidsbelastning i analysen

Fanen for arbeidsbelastning leser den daglige sammenstillingen i stedet for den aktive tavlen, og viser per medlem det nyeste nivået for arbeidsbelastning, antall åpne oppgaver, antall forsinkede oppgaver, antall fullførte oppgaver i løpet av tidsrommet og hvor mange dager som ble målt. Medlemmer sorteres etter arbeidsbelastning, med den tyngste først.

De tre mest belastede personene fra denne fanen vises også i eierapporten på mandager, med deres arbeidsbelastning i minutter, slik at en overbelastet uke er synlig selv for noen som aldri åpner analyseskjermen.

Slik ser en rettferdig uke ut i praksis

En rettferdig uke er ikke en lik uke. En senior klipper med en kapasitet på 2 400 minutter og 2 300 minutter med åpent arbeid er på 96 prosent; en deltidskolorist i et team med 1 200 minutter som har 1 300 minutter, er på 108 prosent og er den som trenger hjelp. Visningen viser forholdstallet, ikke de faktiske minuttene, nettopp av denne grunn.

Nøkkelen ligger i estimatet. Hvis søylene ser feil ut, er det estimatene som er feil før tildelingene er det. Korriger tallene på de tre eller fire største oppgavene, så ordner bildet seg vanligvis selv.

• Se på arbeidsbelastning og gjennomstrømming sammen; høy arbeidsbelastning med lav gjennomstrømming er raden som står fast.
• Legg inn estimater på de store oppgavene først; en oppgave uten estimat veier ingenting.
• Angi teamkapasitet for deltidsansatte slik at forholdstallet blir reelt.
• Følg med på raden for ufordelt arbeid: minutter ingen eier er ukens skjulte arbeidsbelastning.