Auslieferung und Archiv: Was du dreißig Tage lang aufbewahren solltest

Was die Auslieferung im Workflow bedeutet

Die Auslieferung ist eine Phase, die letzte vor „Erledigt“, in jeder Video-Vorlage. Ihre Tasks sind diejenigen, die die Dateien erstellen: „Color Grading und Tonmischung“ und „Deliverables gemäß Spezifikation exportieren“ beim Werbespot, „Versionen und Untertitel exportieren“ beim Imagefilm, „Master, Untertitel und Auslieferungspaket“ beim Dokumentarfilm, „Auslieferungsgalerie exportieren und hochladen“ beim Hochzeitsfilm. Die Standard-SLA beträgt 24 Stunden bei Werbespots und Imagefilmen und 48 Stunden bei Dokumentar- und Hochzeitsfilmen.

Die Phase ist nur nach einer erteilten Freigabe des finalen Schnitts erreichbar, und der Übergang zu „Erledigt“ erfordert eine vollständige Checkliste. Ein Projekt ist nicht fertig, weil jemand das sagt; es ist fertig, weil der Export-Task geschlossen wurde.

Die Übergabe der Dateien

Der Kunde lädt die Dateien aus dem Kundenportal über denselben Zugang herunter, über den auch die Freigabe erteilt wurde. So kommt der Master genau dort an, wo die Freigabe erfolgt ist. Für Empfänger, die nicht der Kunde sind – wie ein Agenturpartner oder ein Sender –, funktioniert ein Freigabelink ganz ohne Zugang: ein zufälliger Token, der nur einmal angezeigt wird, mit optionalem Passwort, optionalem Ablaufdatum und einem Schalter, ob der Download erlaubt ist. Ein Link kann auf eine einzelne Datei oder einen ganzen Ordner verweisen, seine Aufrufe werden gezählt und er kann widerrufen werden.

Ein Link gibt niemals eine Datei weiter, die die Schadsoftware-Prüfung nicht bestanden hat. Jedes Upload wird bei der Ankunft gescannt, und die Link-Auflösung prüft das Scan-Ergebnis, bevor sie die Datei bereitstellt.

• Download im Kundenportal: der eigene Zugang des Kunden, kein zusätzlicher Link.
• Freigabelink: eine Datei oder ein Ordner, Passwort, Ablaufdatum, Download ein- oder ausschaltbar, widerrufbar, gezählt.
• Der Link wird nur einmal angezeigt; das Produkt speichert nur seinen Hash.

Das Dreißig-Tage-Zeitfenster und woraus es besteht

Bei der Auslieferung treffen drei verschiedene dreißigtägige Zeitfenster aufeinander, und es ist hilfreich zu wissen, welches welches ist. Eine aus einem Projekt gelöschte Datei behält ihre Bytes für das Aufbewahrungsfenster der Organisation – standardmäßig 30 Tage – und kann innerhalb dieses Zeitraums wiederhergestellt werden; danach werden sie endgültig gelöscht. Ein Zugang zum Kundenportal läuft standardmäßig nach 30 Tagen ab, es sei denn, das Studio hat einen anderen Zeitraum festgelegt. Und wenn eine Organisation oder ein Account gelöscht wird, werden die Daten nach 30 Tagen dauerhaft entfernt. Dieses Zeitfenster ist in den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung veröffentlicht und wird durch dieselbe Konstante im Code erzwungen.

Die praktische Konsequenz für ein Studio ist, dass am Tag der Auslieferung nichts getan wird, was für einen Monat unumkehrbar wäre. Ein versehentlich gelöschter Master, ein Zugang, der hätte offen bleiben sollen, ein Projekt, das eine Woche zu früh geschlossen wurde: Jedes dieser Ereignisse kann innerhalb des Zeitfensters rückgängig gemacht werden, danach jedoch nicht mehr.

Was du aufbewahren und was du loslassen solltest

Behalte die freigegebene Version jedes Deliverables im Projekt, zusammen mit der Review-Session und der dazugehörigen Entscheidung. Behalte die Kommentare aus der letzten Korrekturschleife, da sie der Nachweis dafür sind, was gefordert und was umgesetzt wurde. Lass den Zugang für die Dauer des Aufbewahrungsfensters offen, damit der Kunde die Dateien ohne erneute Einladung wieder herunterladen kann.

Lösche die Zwischenversionen, sobald die freigegebene Version ausgeliefert ist, falls der Speicherplatz knapp wird; sie bleiben nach dem Löschen ohnehin 30 Tage lang wiederherstellbar. Widerrufe an Dritte ausgegebene Freigabelinks, sobald der Empfänger den Erhalt bestätigt, denn ein nicht widerrufener Link funktioniert bis zu seinem Ablaufdatum weiter. Der Speicherplatz ist durch den Tarif begrenzt - 100 GB bei Starter, 1 TB bei Professional, 5 TB bei Business, wobei ein Terabyte als Add-on erhältlich ist - und Archivdisziplin ist der Weg für ein Studio, dieses Limit einzuhalten.

Das Protokoll, das die Dateien überdauert

Das Audit-Log ist schreibgeschützt und kann nur erweitert werden. Nichts im Produkt kann eine Zeile darin bearbeiten oder löschen, und es zeichnet auf, wer was wann getan hat: die Entscheidung, die Änderung an den vereinbarten Korrekturschleifen, den erstellten Zugang, die gelöschte Datei. Wenn ein Kunde das Vereinbarte bestreitet, wird das Protokoll gelesen, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen.

Die Daten der Organisation können als Paket exportiert und heruntergeladen werden. So behält ein Studio seine eigene Kopie außerhalb des Produkts. Im Business-Tarif sind dieselben Datensätze über die öffentliche API mit eingeschränkten Schlüsseln erreichbar, und Webhooks mit einem Übertragungsprotokoll können eine Freigabe oder eine Phasenänderung in das System übertragen, in dem das Studio seine Rechnungen verwaltet.

Das Projekt schließen, ohne es zu verlieren

Ein Projekt hat einen von fünf Status: Entwurf, Aktiv, In Wartestellung, Ausgeliefert oder Archiviert. Nur aktive Projekte zählen für das Limit des Tarifs (10 bei Starter, 50 bei Professional, 200 bei Business). Wenn du also ein Projekt als ausgeliefert markierst, wird ein Platz frei, ohne dass etwas entfernt wird. Die Risikobewertung berücksichtigt nur laufende Projekte (Entwurf, Aktiv und In Wartestellung), da ein ausgeliefertes Projekt keine vorherzusagende Zukunft hat; ein ausgeliefertes Projekt fällt daher automatisch aus der Risikoliste und dem wöchentlichen Bericht heraus. Das Projekt, seine Dateien, seine Kommentare und seine Entscheidungen verbleiben in der Organisation, und die Suche umfasst Projekte, Tasks, Kommentare und Dateien.

Die Frage der Archivierung lautet also nicht, ob das Projekt behalten werden soll, sondern was auf der Festplatte verbleiben soll. Die Antwort dieses Artikels ist kurz: der freigegebene Master, das Protokoll und die Kommentare für mindestens dreißig Tage, und die Zwischenexporte nur so lange, wie jemand danach fragen könnte.