Předání a archiv: co uchovávat po dobu třiceti dnů

Co znamená předání ve workflow

Předání je fáze práce, poslední před stavem Hotovo, v každé video šabloně. Jeho úkoly jsou ty, které generují soubory: „Color grade and sound mix“ a „Export deliverables per spec“ v šabloně reklama, „Export versions and captions“ v šabloně firemní video, „Masters, subtitles and delivery package“ v dokumentu a „Export and upload the delivery gallery“ ve svatebním videu. Výchozí SLA je 24 hodin u reklamy a firemního videa a 48 hodin u dokumentu a svatebního videa.

Tato fáze je přístupná pouze po schválení finálního střihu a přechod do stavu Hotovo vyžaduje dokončení příslušného checklistu. Projekt není hotový jen proto, že to někdo řekl; je hotový, protože byl uzavřen úkol exportu.

Předání souborů

Klient stahuje z klientského portálu přes stejný vstup, přes který udělil schválení, takže se master dostane přesně tam, kde bylo schválení uděleno. Pro příjemce, který není klientem, partnerem z agentury nebo vysílatelem, funguje odkaz pro sdílení bez jakéhokoli vstupu: vygeneruje se náhodný token zobrazený pouze jednou, s volitelným heslem, volitelným datem vypršení platnosti a přepínačem povolujícím stahování. Odkaz může ukazovat na jeden soubor nebo na celou složku, počet jeho použití se počítá a lze jej zneplatnit.

Odkaz nikdy nepředá soubor, který neprošel kontrolou na přítomnost malwaru. Každý nahraný soubor je při přijetí zkontrolován a systém před poskytnutím souboru ověří výsledek této kontroly.

• Stažení z portálu: vlastní vstup klienta, žádný odkaz navíc.
• Odkaz pro sdílení: soubor nebo složka, heslo, vypršení platnosti, zapnutí/vypnutí stahování, možnost zneplatnění, počítadlo stažení.
• Odkaz se zobrazí pouze jednou; produkt ukládá pouze jeho hash.

Třicetidenní lhůta a z čeho se skládá

Při předání se setkávají tři různé třicetidenní lhůty a je užitečné vědět, která je která. Soubor smazaný z projektu si uchovává svá data po dobu lhůty pro uchovávání organizace, což je standardně 30 dní, a během této doby jej lze obnovit; poté je pročištění trvale odstraní. Vstup do klientského portálu standardně vyprší po 30 dnech, pokud nenastavíte jinou dobu. A když dojde ke smazání organizace nebo účtu, její data jsou trvale odstraněna po 30 dnech, což je lhůta zveřejněná v podmínkách a zásadách ochrany osobních údajů a vynucená stejnou konstantou v kódu.

Praktickým důsledkem pro studio je, že nic z toho, co se stane v den předání, není po dobu jednoho měsíce nevratné. Omylem smazaný master, vstup, který měl zůstat otevřený, projekt uzavřený o týden dříve: to vše lze v této lhůtě vrátit zpět, ale po jejím uplynutí už nic z toho napravit nelze.

Co si ponechat a co nechat jít

Uchovávejte schválenou verzi každého výstupu v projektu, a to včetně revize a příslušného rozhodnutí. Ponechte si komentáře z posledního kola, protože slouží jako doklad toho, co bylo požadováno a co bylo uděláno. Nechte vstup otevřený po celou dobu lhůty pro uchovávání, aby si klient mohl soubory stáhnout znovu bez nutnosti nové pozvánky.

Pokud máte obavy o kapacitu úložiště, po předání schválené verze se zbavte těch rozpracovaných; po smazání je lze v každém případě ještě 30 dní obnovit. Zneplatněte odkazy pro sdílení poskytnuté třetím stranám, jakmile příjemce potvrdí přijetí, protože nezneplatněný odkaz zůstává funkční až do vypršení své platnosti. Úložiště je omezeno tarifem - 100 GB u Starter, 1 TB u Professional, 5 TB u Business, přičemž další terabyte lze dokoupit jako doplněk - a disciplína v archivaci je způsob, jak se studio do těchto limitů vejde.

Záznam, který přežije soubory

Do auditního protokolu lze pouze zapisovat. Nic v produktu nemůže upravit ani smazat jeho řádek a zaznamenává se v něm, kdo co udělal a kdy: rozhodnutí, změna dohodnutých kol, vygenerovaný vstup i smazaný soubor. Když klient rozporuje to, na čem jste se dohodli, protokol se čte, nevzpomíná se na něj.

Data organizace lze exportovat jako balíček a stáhnout, což je způsob, jakým si studio udržuje vlastní kopii mimo produkt. V tarifu Business jsou stejné záznamy přístupné přes veřejné API s klíči s omezeným rozsahem a webhooks s protokolem o doručení mohou odeslat schválení nebo změnu fáze do jakéhokoli systému, ve kterém studio eviduje své faktury.

Uzavření projektu bez jeho ztráty

Projekt má jeden z pěti stavů: koncept, aktivní, pozastaveno, předáno nebo archivováno. Do limitu tarifu (10 u Starter, 50 u Professional, 200 u Business) se započítávají pouze aktivní projekty, takže označení projektu jako předaného uvolní místo, aniž by se cokoli smazalo. Skóre rizik vyhodnocuje pouze živé projekty (koncept, aktivní a pozastaveno), protože u předaného projektu již není co předpovídat; předaný projekt proto sám vypadne ze seznamu rizik i z týdenního přehledu. Projekt, jeho soubory, komentáře a rozhodnutí v organizaci zůstávají a vyhledávání pokrývá projekty, úkoly, komentáře i soubory.

Otázkou archivace tedy není, zda projekt zachovat, ale co nechat na disku. Odpověď tohoto článku je stručná: schválený master, záznam a komentáře po dobu nejméně třiceti dnů, a rozpracované exporty pouze tak dlouho, dokud by o ně mohl někdo požádat.