Leverans och arkiv: vad du ska spara i trettio dagar

Vad leverans innebär i arbetsflödet

Leverans är ett arbetssteg, det sista före Klar, i varje videomall. Dess uppgifter är de som producerar filerna: 'Färgkorrigering och ljudmix' och 'Exportera leveranser enligt specifikation' i Reklamfilm, 'Exportera versioner och undertexter' i Företagsvideo, 'Mastrar, undertexter och leveranspaket' i Dokumentär, 'Exportera och ladda upp leveransgalleriet' i Bröllopsfilm. Standard-SLA är 24 timmar i Reklamfilm och Företagsvideo och 48 i Dokumentär och Bröllopsfilm.

Steget kan endast nås från ett godkännande av slutklippningen, och övergången till Klar kräver att dess checklista är slutförd. Ett projekt är inte klart bara för att någon säger det; det är klart för att exportuppgiften har stängts.

Att lämna över filerna

Kunden laddar ner från kundportalen via samma ingång som de använde för att godkänna, så mastern hamnar där godkännandet gavs. För en mottagare som inte är kunden, till exempel en partnerbyrå eller en TV-kanal, fungerar en delningslänk helt utan ingång: en slumpmässig token som visas en gång, med valfritt lösenord, ett valfritt utgångsdatum och ett reglage för om nedladdning ska tillåtas. En länk kan peka på en enskild fil eller en hel mapp, dess användning räknas och den kan återkallas.

En länk lämnar aldrig vidare en fil som inte har klarat skanningen av skadlig kod. Varje uppladdning skannas vid ankomst, och delningsfunktionen kontrollerar skanningsresultatet innan filen tillhandahålls.

• Nedladdning från kundportalen: kundens egen ingång, ingen extra länk.
• Delningslänk: en fil eller en mapp, lösenord, utgångsdatum, nedladdning på eller av, kan återkallas, räknas.
• Länken visas en gång; produkten sparar endast dess hash.

Trettiodagarsperioden, och vad den består av

Tre olika trettiodagarsperioder möts vid leverans, och det underlättar att veta skillnaden mellan dem. En fil som raderas från ett projekt behåller sin data under organisationens lagringsperiod, som standard 30 dagar, och kan återställas under denna tid; därefter rensas den bort permanent. En ingång till kundportalen löper ut efter 30 dagar som standard, såvida inte studion har angett en annan period. Och när en organisation eller ett konto raderas tas dess data bort permanent efter 30 dagar, vilket är den tidsperiod som anges i villkoren och integritetspolicyn och som upprätthålls av samma konstant i koden.

Den praktiska konsekvensen för en studio är att ingenting som görs på leveransdagen är oåterkalleligt under den närmaste månaden. En master som raderats av misstag, en ingång som borde ha hållits öppen, ett projekt som stängts en vecka för tidigt: allt detta kan ångras inom tidsperioden, men inget kan ångras efter att den har löpt ut.

Vad du ska spara, och vad du kan släppa

Spara den godkända versionen av varje leverans i projektet, tillsammans med granskningssessionen och tillhörande beslut. Spara anteckningarna från den senaste korrekturrundan, eftersom de utgör underlaget för vad som efterfrågades och vad som gjordes. Håll ingången öppen under hela lagringsperioden så att kunden kan ladda ner filerna igen utan en ny inbjudan.

Släpp de mellanliggande versionerna så snart den godkända har levererats om du har ont om lagringsutrymme; de går ändå att återställa i 30 dagar efter radering. Återkalla delningslänkar som skickats till tredje part så snart mottagaren har bekräftat mottagandet, eftersom en länk som inte återkallas fortsätter att fungera fram till sitt utgångsdatum. Lagringsutrymme är en begränsning i din plan - 100 GB på Starter, 1 TB på Professional, 5 TB på Business, med möjlighet att köpa till extra terabyte - och god arkivdisciplin är hur en studio håller sig inom dessa gränser.

Registret som överlever filerna

Händelseloggen tillåter endast tillägg. Ingenting i produkten kan redigera eller radera en rad i den, och den registrerar vem som gjorde vad och när: beslutet, ändringen av de överenskomna korrekturrundorna, ingången som skapades, filen som raderades. När en kund ifrågasätter vad som överenskommits är det loggen man läser, inte minnet man litar på.

Organisationens data kan exporteras som ett paket och laddas ner, vilket är hur en studio sparar en egen kopia utanför produkten. Med Business-planen är samma uppgifter tillgängliga via det offentliga API:et med avgränsade nycklar, och webhooks med en leveranslogg kan skicka ett godkännande eller en stegändring till det system där studion hanterar sina fakturor.

Att stänga projektet utan att förlora det

Ett projekt har en av fem statusar: utkast, aktivt, vilande, levererat eller arkiverat. Endast aktiva projekt räknas mot planens gräns (10 på Starter, 50 på Professional, 200 på Business), så att markera ett projekt som levererat frigör en plats utan att ta bort något. Riskbedömningen läser endast pågående projekt - utkast, aktiva och vilande - eftersom ett levererat projekt inte har någon framtid att förutsäga; ett levererat projekt försvinner därför automatiskt från risklistan och veckorapporten. Projektet, dess filer, anteckningar och beslut finns kvar i organisationen, och sökfunktionen täcker projekt, uppgifter, kommentarer och filer.

Frågan om arkivering handlar alltså inte om huruvida du ska spara projektet, utan vad du ska spara på disken. Svaret i den här artikeln är enkelt: den godkända mastern, historiken och anteckningarna i minst trettio dagar, och de mellanliggande exporterna endast så länge som någon kan tänkas be om dem.