Consegna e archivio: cosa conservare per trenta giorni

Cosa significa la consegna nel workflow

La consegna è una fase di lavoro, l'ultima prima di Completato, in ogni template video. I suoi task sono quelli che producono i file: 'Color grading e sound mix' e 'Esporta deliverable come da specifiche' in Spot, 'Esporta versioni e sottotitoli' in Video aziendali, 'Master, sottotitoli e pacchetto di consegna' in Documentari, 'Esporta e carica la galleria di consegna' in Film di matrimonio. L'SLA predefinito è di 24 ore per Spot e Video aziendali e di 48 per Documentari e Film di matrimonio.

La fase è raggiungibile solo dopo l'approvazione del cut finale, e il passaggio a Completato richiede che la relativa checklist sia completata. Un progetto non è finito perché qualcuno lo dice; è finito perché il task di esportazione è stato chiuso.

Consegnare i file

Il cliente scarica dal portale tramite lo stesso accesso con cui ha effettuato l'approvazione, in modo che il master arrivi dove l'approvazione è stata concessa. Per un destinatario che non sia il cliente, un partner d'agenzia o un'emittente, un link di condivisione funziona senza alcun accesso: un token casuale mostrato una sola volta, con una password opzionale, una data di scadenza opzionale e un interruttore per consentire o meno il download. Un link può puntare a un singolo file o a un'intera cartella, i suoi utilizzi vengono conteggiati e può essere revocato.

Un link non trasmette mai un file che non abbia superato la scansione malware. Ogni caricamento viene scansionato all'arrivo e la risoluzione della condivisione verifica il risultato della scansione prima di distribuire il file.

• Download dal portale: l'accesso personale del cliente, nessun link aggiuntivo.
• Link di condivisione: un file o una cartella, password, scadenza, download attivo o disattivato, revocabile, conteggiato.
• Il link viene mostrato una sola volta; il prodotto memorizza solo il suo hash.

La finestra di trenta giorni e come è composta

Tre diverse finestre di trenta giorni si incontrano al momento della consegna, ed è utile sapere qual è quale. Un file eliminato da un progetto conserva i suoi byte per la finestra di conservazione dell'organizzazione, di default 30 giorni, ed è recuperabile entro tale termine; dopodiché la rimozione definitiva li cancella. Un accesso al portale scade dopo 30 giorni per impostazione predefinita, a meno che lo studio non abbia impostato un periodo diverso. E quando un'organizzazione o un account vengono eliminati, i relativi dati vengono rimossi in modo permanente dopo 30 giorni, che è la finestra pubblicata nei termini di servizio e nell'informativa sulla privacy, applicata dalla stessa costante nel codice.

La conseguenza pratica per uno studio è che nulla di ciò che viene fatto il giorno della consegna è irreversibile per un mese. Un master eliminato per errore, un accesso che avrebbe dovuto essere mantenuto aperto, un progetto chiuso con una settimana di anticipo: ognuna di queste azioni può essere annullata entro la finestra temporale, e nessuna può esserlo dopo.

Cosa conservare e cosa lasciar andare

Conserva la versione approvata di ogni deliverable, nel progetto, insieme alla sessione di review e alla relativa decisione. Conserva le note dell'ultimo round di revisione, perché costituiscono la prova di ciò che è stato richiesto e di ciò che è stato fatto. Mantieni l'accesso aperto per tutta la durata della finestra di conservazione, in modo che il cliente possa scaricare nuovamente i file senza bisogno di un nuovo invito.

Lascia andare le versioni intermedie una volta consegnata quella approvata, se lo spazio di archiviazione è un problema; in ogni caso rimangono recuperabili per 30 giorni dopo l'eliminazione. Revoca i link di condivisione emessi per terze parti una volta che il destinatario ha confermato la ricezione, perché un link non revocato continua a funzionare fino alla sua scadenza. Lo spazio di archiviazione è un limite del piano - 100 GB su Starter, 1 TB su Professional, 5 TB su Business, con un terabyte disponibile come add-on - e la disciplina di archiviazione è il modo in cui uno studio riesce a rientrarvi.

Il registro che sopravvive ai file

L'audit log è di sola aggiunta. Nulla nel prodotto può modificare o eliminare una riga al suo interno, e registra chi ha fatto cosa e quando: la decisione, la modifica ai round di revisione concordati, l'accesso che è stato emesso, il file che è stato eliminato. Quando un cliente contesta quanto concordato, il registro si legge, non si ricorda.

I dati dell'organizzazione possono essere esportati come pacchetto e scaricati, consentendo allo studio di conservare una propria copia al di fuori del prodotto. Nel piano Business, gli stessi record sono accessibili tramite l'API pubblica con chiavi dedicate, e i webhook con un registro di consegna possono inviare un'approvazione o un cambio di fase a qualsiasi sistema lo studio utilizzi per gestire le proprie fatture.

Chiudere il progetto senza perderlo

Un progetto ha uno di cinque stati: bozza, attivo, in attesa, consegnato o archiviato. Solo i progetti attivi contano ai fini del limite del piano (10 su Starter, 50 su Professional, 200 su Business), quindi contrassegnare un progetto come consegnato libera uno slot senza rimuovere nulla. Il punteggio di rischio analizza solo i progetti in corso (bozza, attivo e in attesa), poiché un progetto consegnato non ha un futuro da prevedere; un progetto consegnato esce quindi automaticamente dall'elenco dei rischi e dal report settimanale. Il progetto, i suoi file, le sue note e le sue decisioni rimangono nell'organizzazione, e la ricerca copre progetti, task, commenti e file.

La questione dell'archiviazione, quindi, non è se conservare il progetto, ma cosa conservare su disco. La risposta fornita da questo articolo è breve: il master approvato, il registro, le note, per almeno trenta giorni, e le esportazioni intermedie solo per il tempo in cui qualcuno potrebbe richiederle.