Levering og arkiv: hva du bør beholde i tretti dager

Hva levering betyr i arbeidsflyten

Levering er et arbeidsteg, det siste før Ferdig, i alle videomaler. Oppgavene her er de som produserer filene: 'Fargekorrigering og lydmiks' og 'Eksporter leveranser i henhold til spesifikasjon' i Reklamefilm, 'Eksporter versjoner og undertekster' i Bedriftsvideo, 'Masterfiler, undertekster og leveringspakke' i Dokumentar, og 'Eksporter og last opp leveringsgalleri' i Bryllupsfilm. Standard SLA er 24 timer for Reklamefilm og Bedriftsvideo, og 48 timer for Dokumentar og Bryllupsfilm.

Steget kan bare nås etter en godkjenning av endelig klipp, og overgangen til Ferdig krever at sjekklisten er fullført. Et prosjekt er ikke ferdig bare fordi noen sier det; det er ferdig fordi eksportoppgaven ble lukket.

Overlevering av filene

Kunden laster ned fra portalen gjennom den samme inngangen som de godkjente med, slik at masteren ankommer der godkjenningen ble gitt. For en mottaker som ikke er kunden - for eksempel en byråpartner eller en kringkaster - fungerer en delingslenke uten noen inngang: en tilfeldig kode som vises én gang, med valgfritt passord, valgfri utløpsdato og en bryter for om nedlasting er tillatt. En lenke kan peke til én enkelt fil eller en hel mappe, antall nedlastinger telles, og den kan trekkes tilbake.

En lenke vil aldri videresende en fil som ikke har bestått skanningen for skadelig programvare. Hver opplasting skannes ved ankomst, og delingsfunksjonen sjekker skanneresultatet før filen gjøres tilgjengelig.

• Nedlasting fra portalen: kundens egen inngang, ingen ekstra lenke.
• Delingslenke: en fil eller mappe, passord, utløp, nedlasting av eller på, kan trekkes tilbake, telles.
• Lenken vises én gang; produktet lagrer bare hash-verdien.

Trettidagersvinduet, og hva det består av

Tre ulike trettidagersvinduer møtes ved levering, og det er nyttig å vite hva som er hva. En fil som slettes fra et prosjekt, beholder sine data i organisasjonens lagringsvindu - som standard 30 dager - og kan gjenopprettes innen dette tidsrommet. Deretter slettes de permanent. En inngang til portalen utløper som standard etter 30 dager, med mindre studioet har angitt en annen periode. Og når en organisasjon eller en konto slettes, fjernes dataene permanent etter 30 dager. Dette er tidsrommet som er oppgitt i vilkårene og personvernerklæringen, og som håndheves av den samme konstanten i koden.

Den praktiske konsekvensen for et studio er at ingenting som gjøres på leveringsdagen er irreversibelt på en måned. En masterfil som slettes ved en feil, en inngang som burde vært holdt åpen, et prosjekt som lukkes en uke for tidlig: alt kan angres innenfor dette tidsrommet, og ingenting kan angres etterpå.

Hva du bør beholde, og hva du kan gi slipp på

Behold den godkjente versjonen av hver leveranse i prosjektet, sammen med gjennomgangen og beslutningen som ble tatt. Behold notatene fra den siste runden, ettersom de fungerer som dokumentasjon på hva som ble etterspurt og hva som ble gjort. Hold inngangen åpen så lenge lagringsvinduet varer, slik at kunden kan laste ned på nytt uten en ny invitasjon.

Gi slipp på mellomversjonene så snart den godkjente versjonen er levert dersom lagringsplass er en bekymring; de forblir uansett gjenopprettelige i 30 dager etter sletting. Trekk tilbake delingslenker som er sendt til tredjeparter så snart mottakeren bekrefter mottak, ettersom en lenke som ikke trekkes tilbake, vil fortsette å fungere frem til utløpsdatoen. Lagringsplass er en plangrense - 100 GB på Starter, 1 TB på Professional, 5 TB på Business, med en ekstra terabyte tilgjengelig som tillegg - og god arkivdisiplin er måten et studio holder seg innenfor denne på.

Loggen som overlever filene

Revisjonsloggen er skrivebeskyttet og kan bare tilføyes nye linjer. Ingenting i produktet kan redigere eller slette en rad i den, og den registrerer hvem som gjorde hva og når: beslutningen, endringen i de avtalte rundene, inngangen som ble opprettet, og filen som ble slettet. Når en kunde bestrider hva som ble avtalt, er det loggen som leses, ikke hukommelsen som utfordres.

Organisasjonens data kan eksporteres som en samlet pakke og lastes ned, slik at studioet kan beholde sin egen kopi utenfor produktet. På Business-planen er de samme oppføringene tilgjengelige via det offentlige API-et med begrensede nøkler, og webhooks med en leveringslogg kan sende en godkjenning eller en stegendring direkte til systemet der studioet oppbevarer sine fakturaer.

Lukke prosjektet uten å miste det

Et prosjekt har én av fem statuser: utkast, aktivt, på vent, levert eller arkivert. Bare aktive prosjekter teller mot planens grense (10 på Starter, 50 på Professional, 200 på Business), så å markere et prosjekt som levert frigjør en plass uten å fjerne noe. Risikovurderingen leser bare pågående prosjekter - utkast, aktivt og på vent - ettersom et levert prosjekt ikke har noen fremtid å forutsi. Et levert prosjekt faller derfor automatisk ut av risikolisten og ukesrapporten. Prosjektet, filene, notatene og beslutningene forblir i organisasjonen, og søkefunksjonen dekker prosjekter, oppgaver, kommentarer og filer.

Spørsmålet om arkivering handler derfor ikke om hvorvidt man skal beholde prosjektet, men hva man skal beholde på disken. Svaret i denne artikkelen er kort: den godkjente masteren, historikken og notatene i minst tretti dager, og de midlertidige eksportene bare så lenge det er sannsynlig at noen vil be om dem.