Dostarczenie i archiwum: co przechowywać przez trzydzieści dni

Co oznacza dostarczenie w workflow

Dostarczenie to etap pracy, ostatni przed statusem Gotowe, w każdym szablonie wideo. Jego zadania to te, które generują pliki: „Korekcja barwna i miks dźwięku” oraz „Eksport produktów końcowych według specyfikacji” w szablonie Spot, „Eksport wersji i napisów” w Wideo korporacyjne, „Pliki master, napisy i pakiet dostawczy” w Film dokumentalny, „Eksport i przesłanie galerii dostawczej” w Film ślubny. Domyślny SLA wynosi 24 godziny dla szablonów Spot i Wideo korporacyjne oraz 48 godzin dla Film dokumentalny i Film ślubny.

Etap ten jest dostępny tylko po uzyskaniu akceptacji ostatecznej wersji montażowej, a przejście do statusu Gotowe wymaga uzupełnienia całej listy kontrolnej. Projekt nie jest gotowy tylko dlatego, że ktoś tak powiedział – jest gotowy, ponieważ zadanie eksportu zostało zamknięte.

Przekazywanie plików

Klient pobiera pliki z portalu przez to samo wejście, którego użył do akceptacji, więc plik master trafia dokładnie tam, gdzie wydano decyzję. Dla odbiorców niebędących klientami – takich jak partnerzy z agencji czy nadawcy – link do udostępniania działa bez żadnego wejścia: to wygenerowany jednorazowo losowy token z opcjonalnym hasłem, datą ważności oraz przełącznikiem zezwalającym na pobieranie lub je blokującym. Link może prowadzić do jednego pliku lub całego folderu, liczba jego użyć jest zliczana i można go w każdej chwili unieważnić.

Link nigdy nie udostępni pliku, który nie przeszedł pomyślnie skanowania pod kątem złośliwego oprogramowania. Każdy przesłany plik jest skanowany natychmiast po przesłaniu, a system udostępniania weryfikuje wynik skanowania przed jego udostępnieniem.

• Pobieranie z portalu: własne wejście klienta, bez dodatkowych linków.
• Link do udostępniania: plik lub folder, hasło, data ważności, włączone/wyłączone pobieranie, możliwość unieważnienia, licznik użyć.
• Link jest wyświetlany tylko raz; produkt przechowuje wyłącznie jego skrót (hash).

Trzydziestodniowe okno i z czego się składa

W momencie dostarczenia zbiegają się trzy różne trzydziestodniowe okresy i warto wiedzieć, czym się różnią. Plik usunięty z projektu zachowuje swoje bajty przez czas retencji organizacji (domyślnie 30 dni) i w tym okresie można go odzyskać; po jego upływie zostaje trwale wykasowany. Wejście do portalu klienta wygasa domyślnie po 30 dniach, chyba że studio ustawi inny czas. Z kolei po usunięciu organizacji lub konta jej dane są trwale usuwane po 30 dniach – to okres określony w regulaminie i polityce prywatności, wymuszany przez tę samą stałą w kodzie.

Praktyczna konsekwencja dla studia jest taka, że żadna decyzja podjęta w dniu dostarczenia nie jest nieodwracalna przez miesiąc. Przypadkowo usunięty plik master, wejście, które powinno pozostać otwarte, czy projekt zamknięty o tydzień za wcześnie – każdą z tych rzeczy można cofnąć w tym okresie, ale po jego upływie będzie to już niemożliwe.

Co zachować, a z czym się pożegnać

Przechowuj zatwierdzoną wersję każdego produktu końcowego w projekcie wraz z sesją recenzji i podjętą decyzją. Zachowaj notatki z ostatniej rundy poprawek, ponieważ stanowią one potwierdzenie tego, o co proszono i co zostało zrobione. Pozostaw wejście otwarte przez cały okres retencji, aby klient mógł pobrać pliki ponownie bez konieczności wysyłania nowego zaproszenia.

Jeśli martwisz się o miejsce na dysku, usuń wersje pośrednie po dostarczeniu tej zatwierdzonej – w razie potrzeby i tak można je odzyskać przez 30 dni od usunięcia. Unieważniaj linki do udostępniania przekazane stronom trzecim, gdy tylko odbiorca potwierdzi odbiór, ponieważ nieunieważniony link działa aż do momentu wygaśnięcia. Przestrzeń dyskowa to limit planu - 100 GB w Starter, 1 TB w Professional, 5 TB w Business, z dodatkowym terabajtem dostępnym jako dodatek - a dyscyplina w archiwizacji pozwala studiu zmieścić się w tych granicach.

Rejestr, który przetrwa dłużej niż pliki

Rejestr aktywności działa w trybie append-only. Nic w produkcie nie pozwala na edycję ani usunięcie jego wierszy. Zapisuje on, kto, co i kiedy zrobił: decyzję, zmianę uzgodnionych rund poprawek, wygenerowane wejście czy usunięty plik. Gdy klient kwestionuje wcześniejsze ustalenia, rejestr się czyta, a nie próbuje przypomnieć.

Dane organizacji można wyeksportować jako pakiet i pobrać – w ten sposób studio może zachować własną kopię poza produktem. W planie Business te same rekordy są dostępne przez publiczne API z kluczami o ograniczonym zakresie, a webhooki z rejestrem dostarczeń mogą przesyłać informacje o akceptacji lub zmianie etapu bezpośrednio do systemu, w którym studio wystawia faktury.

Zamykanie projektu bez jego utraty

Projekt może mieć jeden z pięciu statusów: wersja robocza, aktywny, wstrzymany, dostarczony lub zarchiwizowany. Tylko aktywne projekty wliczają się do limitu planu (10 w Starter, 50 w Professional, 200 w Business), więc oznaczenie projektu jako dostarczony zwalnia miejsce bez usuwania jakichkolwiek danych. Ocena ryzyka uwzględnia wyłącznie projekty na żywo – wersje robocze, aktywne i wstrzymane – ponieważ dostarczony projekt nie ma już przyszłości do przewidzenia. Dostarczony projekt automatycznie znika więc z listy ryzyka oraz z tygodniowego raportu. Sam projekt, jego pliki, notatki i decyzje pozostają w organizacji, a wyszukiwarka obejmuje projekty, zadania, komentarze i pliki.

Kwestia archiwizacji nie dotyczy więc tego, czy zachować projekt, ale co pozostawić na dysku. Odpowiedź w tym artykule jest krótka: zatwierdzony plik master, rejestr i notatki przez co najmniej trzydzieści dni, a wersje pośrednie tylko tak długo, jak długo ktoś może o nie poprosić.