Παράδοση και αρχειοθέτηση: τι πρέπει να κρατάτε για τριάντα ημέρες
Μετά την παράδοση, κρατήστε το εγκεκριμένο master, το ιστορικό έγκρισης και τα σχόλια πάνω σε αυτό για τουλάχιστον τριάντα ημέρες, καθώς αυτό είναι το διάστημα κατά το οποίο ένας πελάτης μπορεί να ζητήσει εκ νέου εξαγωγή, διαφορετική αναλογία διαστάσεων ή εξηγήσεις για τα όσα συμφωνήθηκαν. Το Tasked διατηρεί τα bytes ενός διαγραμμένου αρχείου για 30 ημέρες προτού η οριστική διαγραφή τα καταργήσει, κρατά επ' αόριστον το αρχείο καταγραφής ελέγχου που επιτρέπει μόνο προσθήκες, και επιτρέπει στον οργανισμό να εξάγει τα δεδομένα του. Τα αρχεία φτάνουν στον πελάτη μέσω λήψης από το portal ή μέσω ενός συνδέσμου κοινοποίησης που μπορεί να περιλαμβάνει κωδικό πρόσβασης, ημερομηνία λήξης και διακόπτη λήψης.
Τι σημαίνει η παράδοση στη ροή εργασίας
Η παράδοση είναι ένα στάδιο εργασίας, το τελευταίο πριν από το Done, σε κάθε πρότυπο βίντεο. Οι εργασίες του είναι εκείνες που παράγουν τα αρχεία: 'Color grade και μίξη ήχου' και 'Εξαγωγή παραδοτέων βάσει προδιαγραφών' στο διαφημιστικό, 'Εξαγωγή εκδόσεων και υποτίτλων' στο εταιρικό βίντεο, 'Masters, υπότιτλοι και πακέτο παράδοσης' στο ντοκιμαντέρ, 'Εξαγωγή και μεταφόρτωση της γκαλερί παράδοσης' στο γαμήλιο βίντεο. Το προεπιλεγμένο SLA είναι 24 ώρες στο διαφημιστικό και στο εταιρικό, και 48 στο ντοκιμαντέρ και στο γαμήλιο.
Το στάδιο είναι προσβάσιμο μόνο μετά από την έγκριση ενός τελικού cut, και η μετάβαση στο Done απαιτεί την ολοκλήρωση της σχετικής λίστας ελέγχου. Ένα έργο δεν ολοκληρώνεται επειδή απλώς το είπε κάποιος· ολοκληρώνεται επειδή έκλεισε η εργασία εξαγωγής.
Παράδοση των αρχείων
Ο πελάτης πραγματοποιεί λήψη από το portal μέσω της ίδιας εισόδου με την οποία έδωσε την έγκριση, οπότε το master φτάνει εκεί όπου δόθηκε η έγκριση. Για έναν παραλήπτη που δεν είναι ο πελάτης, όπως ένας συνεργάτης διαφημιστικής ή ένας τηλεοπτικός σταθμός, ένας σύνδεσμος κοινοποίησης λειτουργεί χωρίς καμία είσοδο: ένα τυχαίο token που εμφανίζεται μία φορά, με προαιρετικό κωδικό πρόσβασης, προαιρετική ημερομηνία λήξης και έναν διακόπτη για το αν επιτρέπεται η λήψη. Ένας σύνδεσμος μπορεί να οδηγεί σε ένα μεμονωμένο αρχείο ή σε έναν ολόκληρο φάκελο, οι χρήσεις του καταγράφονται και μπορεί να ανακληθεί.
Ένας σύνδεσμος δεν παραδίδει ποτέ αρχείο που δεν έχει περάσει επιτυχώς τον έλεγχο για κακόβουλο λογισμικό. Κάθε αρχείο που μεταφορτώνεται ελέγχεται κατά την άφιξη, και η διαδικασία κοινοποίησης ελέγχει το αποτέλεσμα της σάρωσης προτού διαθέσει το αρχείο.
- Λήψη από το portal: η προσωπική είσοδος του πελάτη, χωρίς επιπλέον σύνδεσμο.
- Σύνδεσμος κοινοποίησης: αρχείο ή φάκελος, κωδικός πρόσβασης, λήξη, ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση λήψης, δυνατότητα ανάκλησης, καταμετρημένες χρήσεις.
- Ο σύνδεσμος εμφανίζεται μία φορά· το προϊόν αποθηκεύει μόνο το hash του.
Το παράθυρο των τριάντα ημερών και από τι αποτελείται
Τρία διαφορετικά παράθυρα τριάντα ημερών συναντώνται κατά την παράδοση, και είναι χρήσιμο να γνωρίζετε τι αφορά το καθένα. Ένα αρχείο που διαγράφεται από ένα έργο διατηρεί τα bytes του για το παράθυρο διατήρησης του οργανισμού, 30 ημέρες από προεπιλογή, και μπορεί να ανακτηθεί εντός αυτού· στη συνέχεια, η οριστική διαγραφή τα καταργεί. Μια είσοδος του portal λήγει μετά από 30 ημέρες από προεπιλογή, εκτός αν το studio ορίσει διαφορετική περίοδο. Και όταν ένας οργανισμός ή ένας λογαριασμός διαγράφεται, τα δεδομένα του καταργούνται οριστικά μετά από 30 ημέρες, που είναι το διάστημα που αναφέρεται στους όρους χρήσης και την πολιτική απορρήτου και επιβάλλεται από την ίδια σταθερά στον κώδικα.
Η πρακτική συνέπεια για ένα studio είναι ότι τίποτα από όσα γίνονται την ημέρα της παράδοσης δεν είναι μη αναστρέψιμο για έναν μήνα. Ένα master που διαγράφηκε κατά λάθος, μια είσοδος που έπρεπε να είχε παραμείνει ανοιχτή, ένα έργο που έκλεισε μια εβδομάδα νωρίτερα: όλα μπορούν να αναιρεθούν εντός του παραθύρου αυτού και κανένα δεν μπορεί να αναιρεθεί μετά τη λήξη του.
Τι να κρατήσετε και τι να διαγράψετε
Κρατήστε την εγκεκριμένη έκδοση κάθε παραδοτέου, μέσα στο έργο, μαζί με τη συνεδρία review και τη σχετική απόφαση. Κρατήστε τις σημειώσεις από τον τελευταίο γύρο, καθώς αποτελούν το αποδεικτικό για το τι ζητήθηκε και τι υλοποιήθηκε. Κρατήστε την είσοδο ανοιχτή για όλη τη διάρκεια του παραθύρου διατήρησης, ώστε ο πελάτης να μπορεί να κάνει ξανά λήψη χωρίς νέα πρόσκληση.
Διαγράψτε τις ενδιάμεσες εκδόσεις μόλις παραδοθεί η εγκεκριμένη, εάν ο χώρος αποθήκευσης σας απασχολεί· σε κάθε περίπτωση, παραμένουν ανακτήσιμες για 30 ημέρες μετά τη διαγραφή τους. Ανακαλέστε τους συνδέσμους κοινοποίησης που έχουν σταλεί σε τρίτους μόλις ο παραλήπτης επιβεβαιώσει τη λήψη, καθώς ένας σύνδεσμος που δεν έχει ανακληθεί συνεχίζει να λειτουργεί μέχρι τη λήξη του. Ο χώρος αποθήκευσης αποτελεί όριο του προγράμματος - 100 GB στο Starter, 1 TB στο Professional, 5 TB στο Business, με δυνατότητα προσθήκης επιπλέον terabyte - και η πειθαρχία στην αρχειοθέτηση είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα studio παραμένει εντός αυτών των ορίων.
Το ιστορικό που επιβιώνει μετά τα αρχεία
Το αρχείο καταγραφής ελέγχου επιτρέπει μόνο προσθήκες. Τίποτα μέσα στο προϊόν δεν μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγράψει μια γραμμή σε αυτό, και καταγράφει ποιος έκανε τι και πότε: την απόφαση, την αλλαγή στους συμφωνημένους γύρους, την είσοδο που εκδόθηκε, το αρχείο που διαγράφηκε. Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί τα όσα συμφωνήθηκαν, ανατρέχουμε στο αρχείο καταγραφής, δεν βασιζόμαστε στη μνήμη μας.
Τα δεδομένα του οργανισμού μπορούν να εξαχθούν ως ενιαίο αρχείο και να ληφθούν, επιτρέποντας έτσι σε ένα studio να κρατά το δικό του αντίγραφο εκτός του προϊόντος. Στο πρόγραμμα Business, τα ίδια δεδομένα είναι προσβάσιμα μέσω του δημόσιου API με κλειδιά περιορισμένης εμβέλειας, ενώ τα webhooks με αρχείο καταγραφής παραδόσεων μπορούν να προωθήσουν μια έγκριση ή μια αλλαγή σταδίου σε οποιοδήποτε σύστημα χρησιμοποιεί το studio για τα τιμολόγιά του.
Κλείσιμο του έργου χωρίς να χαθεί
Ένα έργο μπορεί να έχει μία από πέντε καταστάσεις: προσχέδιο, ενεργό, σε αναμονή, παραδομένο ή αρχειοθετημένο. Μόνο τα ενεργά έργα προσμετρώνται στο όριο του προγράμματος (10 στο Starter, 50 στο Professional, 200 στο Business), επομένως η σήμανση ενός έργου ως παραδομένου απελευθερώνει μια θέση χωρίς να αφαιρεί τίποτα. Ο δείκτης κινδύνου λαμβάνει υπόψη μόνο τα τρέχοντα έργα (προσχέδιο, ενεργό και σε αναμονή), καθώς ένα παραδομένο έργο δεν έχει μέλλον προς πρόβλεψη· έτσι, ένα παραδομένο έργο αφαιρείται αυτόματα από τη λίστα κινδύνου και την εβδομαδιαία αναφορά. Το έργο, τα αρχεία του, οι σημειώσεις και οι αποφάσεις του παραμένουν στον οργανισμό, και η αναζήτηση καλύπτει έργα, εργασίες, σχόλια και αρχεία.
Το ερώτημα της αρχειοθέτησης, λοιπόν, δεν είναι αν θα κρατήσετε το έργο, αλλά τι θα κρατήσετε στον δίσκο. Η απάντηση που δίνει αυτό το άρθρο είναι σύντομη: το εγκεκριμένο master, το ιστορικό, τις σημειώσεις, για τουλάχιστον τριάντα ημέρες, και τις ενδιάμεσες εξαγωγές μόνο για όσο διάστημα υπάρχει πιθανότητα να ζητηθούν.
Ερωτήσεις που επανέρχονται συχνά
- Αν διαγράψω ένα αρχείο κατά λάθος, μπορώ να το επαναφέρω;
- Ναι, εντός του παραθύρου διατήρησης του οργανισμού, το οποίο είναι 30 ημέρες από προεπιλογή. Μετά από αυτό, η οριστική διαγραφή καταργεί τα bytes.
- Μπορώ να δώσω έναν σύνδεσμο λήψης σε κάποιον που δεν είναι ο πελάτης;
- Ναι. Ένας σύνδεσμος κοινοποίησης μπορεί να οδηγεί σε ένα αρχείο ή έναν φάκελο, να διαθέτει κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης, να επιτρέπει ή να αποκλείει τη λήψη, καθώς και να ανακληθεί. Οι χρήσεις του καταγράφονται.
- Χρειάζεται ο πελάτης νέα πρόσκληση για να κάνει λήψη μετά την έγκριση;
- Όχι. Η είσοδος με την οποία έδωσε την έγκριση επιτρέπει και τη λήψη, για όσο διάστημα παραμένει σε ισχύ. Οι είσοδοι λήγουν μετά από 30 ημέρες από προεπιλογή, εκτός αν ορίσετε μεγαλύτερο διάστημα ή καθόλου λήξη.
- Μπορεί να τροποποιηθεί το αρχείο καταγραφής ελέγχου;
- Όχι. Επιτρέπει μόνο προσθήκες σε επίπεδο εφαρμογής. Οι γραμμές προστίθενται και δεν αλλάζουν ούτε αφαιρούνται ποτέ.
- Πώς μπορώ να κρατήσω δικό μου αντίγραφο για τα πάντα;
- Εξάγετε τα δεδομένα του οργανισμού ως ενιαίο αρχείο και κάντε λήψη. Στο πρόγραμμα Business, το δημόσιο API και τα webhooks παρέχουν τα ίδια δεδομένα στα δικά σας συστήματα.