Oplevering en archief: wat je dertig dagen moet bewaren

Wat oplevering betekent in de workflow

Oplevering is een werkfase, de laatste voor Voltooid, in elke videotemplate. De taken in deze fase zijn de taken die de bestanden produceren: 'Color grade and sound mix' en 'Export deliverables per spec' in Commercial, 'Export versions and captions' in Corporate video, 'Masters, subtitles and delivery package' in Documentary, 'Export and upload the delivery gallery' in Wedding film. De standaard SLA is 24 uur in Commercial en Corporate en 48 uur in Documentary en Wedding.

De fase is alleen bereikbaar na een goedgekeurde final cut, en voor de overgang naar Voltooid moet de bijbehorende checklist compleet zijn. Een project is niet voltooid omdat iemand dat zegt; het is voltooid omdat de exporttaak is gesloten.

De bestanden overdragen

De klant downloadt uit het portaal via dezelfde toegang waarmee ze hebben goedgekeurd, dus de master komt aan op de plek waar de goedkeuring is gegeven. Voor een ontvanger die niet de klant is, zoals een partnerbureau of een omroep, werkt een deellink zonder toegang: een willekeurige token die eenmalig wordt getoond, met een optioneel wachtwoord, een optionele vervaldatum en een schakelaar om downloaden al dan niet toe te staan. Een link kan naar één bestand of naar een hele map verwijzen, het gebruik ervan wordt geteld en de link kan worden ingetrokken.

Een deellink deelt nooit een bestand dat niet door de malware-scan is gekomen. Elke upload wordt bij binnenkomst gescand, en de deellink-afhandeling controleert het scanresultaat voordat het bestand wordt aangeboden.

• Download via het portaal: de eigen toegang van de klant, geen extra link.
• Deellink: een bestand of map, wachtwoord, vervaldatum, download aan of uit, intrekbaar, geteld.
• De link wordt eenmalig getoond; het product slaat alleen de hash op.

De periode van dertig dagen, en waar deze uit bestaat

Bij de oplevering komen drie verschillende periodes van dertig dagen samen, en het is handig om te weten welke wat is. Een bestand dat uit een project is verwijderd, behoudt zijn bytes gedurende de bewaartermijn van de organisatie (standaard 30 dagen) en kan daarbinnen worden hersteld; daarna wist de definitieve verwijdering ze. Een toegang tot het portaal verloopt standaard na 30 dagen, tenzij de studio een andere periode heeft ingesteld. En wanneer een organisatie of een account wordt verwijderd, worden de gegevens na 30 dagen definitief verwijderd. Dit is de termijn die is gepubliceerd in de algemene voorwaarden en het privacybeleid, en die door dezelfde constante in de code wordt afgedwongen.

Het praktische gevolg voor een studio is dat niets wat op de dag van oplevering wordt gedaan, gedurende een maand onherroepelijk is. Een per ongeluk verwijderde master, een toegang die open had moeten blijven, een project dat een week te vroeg is gesloten: dit kan allemaal binnen de termijn ongedaan worden gemaakt, en daarna niet meer.

Wat je moet bewaren, en wat je kunt loslaten

Bewaar de goedgekeurde versie van elke deliverable in het project, inclusief de reviewsessie en het bijbehorende besluit. Bewaar de opmerkingen uit de laatste ronde, want die vormen het bewijs van wat er is gevraagd en wat er is gedaan. Houd de toegang open gedurende de bewaartermijn, zodat de klant opnieuw kan downloaden zonder een nieuwe uitnodiging.

Laat de tussenversies los zodra de goedgekeurde versie is opgeleverd als opslagruimte een probleem is; ze blijven na verwijdering in ieder geval nog 30 dagen herstelbaar. Trek deellinks in die aan derden zijn verstrekt zodra de ontvanger de ontvangst bevestigt, want een link die niet is ingetrokken, blijft werken tot de vervaldatum. Opslag is een pakketlimiet - 100 GB op Starter, 1 TB op Professional, 5 TB op Business, met een terabyte beschikbaar als add-on - en archiefdiscipline is hoe een studio binnen die limiet blijft.

De historie die de bestanden overleeft

Het auditlog is append-only. Niets in het product kan een regel hierin bewerken of verwijderen, en het registreert wie wat heeft gedaan en wanneer: het besluit, de wijziging van de overeengekomen rondes, de toegang die is verstrekt, het bestand dat is verwijderd. Wanneer een klant betwist wat er is afgesproken, wordt het logboek geraadpleegd, niet het geheugen.

De gegevens van de organisatie kunnen als een bundel worden geëxporteerd en gedownload. Dit is hoe een studio haar eigen kopie buiten het product bewaart. Binnen het Business-pakket zijn dezelfde gegevens toegankelijk via de openbare API met scoped sleutels, en webhooks met een opleveringslogboek kunnen een goedkeuring of een fasewijziging doorsturen naar het systeem waarin de studio haar facturen beheert.

Het project sluiten zonder het te verliezen

Een project heeft een van de vijf statussen: concept, actief, in de wacht, opgeleverd of gearchiveerd. Alleen actieve projecten tellen mee voor de limiet van het pakket (10 op Starter, 50 op Professional, 200 op Business), dus door een project als opgeleverd te markeren, komt er een plek vrij zonder dat er iets wordt verwijderd. De risicoscore kijkt alleen naar lopende projecten (concept, actief en in de wacht), omdat een opgeleverd project geen toekomst heeft om te voorspellen; een opgeleverd project verdwijnt daarom automatisch uit de risicolijst en het wekelijkse rapport. Het project, de bestanden, de opmerkingen en de besluiten blijven binnen de organisatie, en de zoekfunctie doorzoekt projecten, taken, opmerkingen en bestanden.

De vraag rondom archivering is dus niet óf je het project moet bewaren, maar wát je op de schijf moet bewaren. Het antwoord in dit artikel is kort: de goedgekeurde master, de historie en de opmerkingen gedurende ten minste dertig dagen, en de tussenliggende exports alleen zolang er nog naar gevraagd kan worden.