Levering og arkiv: hvad du skal beholde i tredive dage

Hvad levering betyder i dit workflow

Levering er en fase, den sidste før Done, i enhver videoskabelon. Dens opgaver er dem, der producerer filerne: 'Color grade and sound mix' og 'Export deliverables per spec' i reklamefilm, 'Export versions and captions' i profilfilm, 'Masters, subtitles and delivery package' i dokumentarfilm, 'Export and upload the delivery gallery' i bryllupsfilm. Standard-SLA er 24 timer i reklamefilm og profilfilm og 48 i dokumentarfilm og bryllupsfilm.

Fasen kan kun nås fra en godkendelse af et endeligt cut, og overgangen til Done kræver, at dens tjekliste er fuldført. Et projekt er ikke færdigt, fordi nogen siger det; det er færdigt, fordi eksportopgaven blev lukket.

Overdragelse af filerne

Kunden downloader fra kundeportalen via den samme indgang, som de godkendte med, så masteren lander der, hvor godkendelsen blev givet. For en modtager, der ikke er kunden, f.eks. en bureaupartner eller en broadcaster, fungerer et delingslink uden nogen indgang: en tilfældig token, der vises én gang, med en valgfri adgangskode, en valgfri udløbsdato og en knap til at tillade eller blokere download. Et link kan pege på en enkelt fil eller en hel mappe, dets anvendelser tælles, og det kan tilbagekaldes.

Et delingslink overdrager aldrig en fil, der ikke har bestået malware-scanningen. Hver upload scannes ved ankomst, og delingsfunktionen tjekker scanningsresultatet, før den leverer filen.

• Download i kundeportal: kundens egen indgang, intet ekstra link.
• Delingslink: en fil eller en mappe, adgangskode, udløb, download til eller fra, kan tilbagekaldes, tælles.
• Linket vises én gang; produktet gemmer kun dets hash.

Tredivedages-vinduet, og hvad det består af

Tre forskellige tredivedages-vinduer mødes ved levering, og det hjælper at vide, hvad der er hvad. En fil, der slettes fra et projekt, beholder sine bytes i organisationens opbevaringsperiode, som standard 30 dage, og kan gendannes inden for denne; derefter fjerner sletningen dem. En indgang til kundeportalen udløber som standard efter 30 dage, medmindre studiet har angivet en anden periode. Og når en organisation eller en konto slettes, fjernes dens data permanent efter 30 dage, hvilket er det tidsrum, der er offentliggjort i vilkårene og privatlivspolitikken, og som håndhæves af den samme konstant i koden.

Den praktiske konsekvens for et studie er, at intet, der gøres på leveringsdagen, er uigenkaldeligt i en måned. En master slettet ved en fejl, en indgang, der burde have været holdt åben, et projekt lukket en uge for tidligt: alt dette kan fortrydes inden for tidsrummet, og intet kan fortrydes efter det.

Hvad du skal beholde, og hvad du skal give slip på

Behold den godkendte version af enhver leverance i projektet sammen med review-sessionen og beslutningen om den. Behold kommentarerne fra den sidste korrekturrunde, da de er dokumentationen for, hvad der blev anmodet om, og hvad der blev gjort. Hold indgangen åben i hele opbevaringsperioden, så kunden kan downloade igen uden en ny invitation.

Giv slip på de mellemliggende versioner, når den godkendte er leveret, hvis du er bekymret for lagerpladsen; de kan under alle omstændigheder gendannes i 30 dage efter sletning. Tilbagekald delingslinks udstedt til tredjeparter, når modtageren bekræfter modtagelsen, da et link, der ikke er tilbagekaldt, fortsat vil fungere indtil dets udløb. Lagerplads is en begrænsning i din plan - 100 GB på Starter, 1 TB på Professional, 5 TB på Business, med en terabyte tilgængelig som tilføjelse - og arkivdisciplin er måden, et studie holder sig inden for grænsen på.

Historikken, der overlever filerne

Audit loggen er append-only. Intet i produktet kan redigere eller slette en række i den, og den registrerer, hvem der gjorde hvad og hvornår: beslutningen, ændringen af de aftalte korrekturrunder, indgangen, der blev oprettet, filen, der blev slettet. Når en kunde bestrider, hvad der blev aftalt, bliver loggen læst, ikke husket.

Organisationens data kan eksporteres som en samlet pakke og downloades, hvilket er måden, et studie beholder sin egen kopi på uden for produktet. På Business-planen er de samme registreringer tilgængelige via den offentlige API med afgrænsede nøgler, og webhooks med en leveringslog kan sende en godkendelse eller et faseskift til det system, som studiet opbevarer sine fakturaer i.

Lukning af projektet uden at miste det

Et projekt har en af fem statusser: kladde, aktiv, på hold, leveret eller arkiveret. Kun aktive projekter tæller med i planens grænse (10 på Starter, 50 på Professional, 200 på Business), så at markere et projekt som leveret frigør en plads uden at fjerne noget. Risikoscoren læser kun igangværende projekter, nemlig kladde, aktiv og på hold, fordi et leveret projekt ikke har nogen fremtid at forudsige; et leveret projekt udgår derfor af sig selv fra risikolisten og den ugentlige rapport. Projektet, dets filer, dets kommentarer og dets beslutninger bliver i organisationen, og søgningen dækker projekter, opgaver, kommentarer og filer.

Spørgsmålet om arkivering handler altså ikke om, hvorvidt projektet skal beholdes, men hvad der skal gemmes på disken. Svaret, denne artikel giver, er kort: den godkendte master, historikken, kommentarerne i mindst tredive dage, og de mellemliggende eksporter kun så længe, som nogen tænkes at bede om dem.