Der Workflow eines Videostudios, von Anfang bis Ende

Die sieben Phasen und was jede an die nächste übergibt

Jedes Videoprojekt, von einem 15-sekündigen Social-Media-Schnitt bis hin zu einer 40-minütigen Dokumentation, durchläuft dieselben Übergaben. Das Briefing übergibt einen schriftlichen Projektumfang an die Vorproduktion. Materialien übergeben Footage, Grafiken und Audio an den Editor. Der Schnitt übergibt eine nummerierte Version an das interne Review. Das interne Review übergibt einen Schnitt, hinter dem das Studio steht, an den Kunden. Der Kunde gibt eine Entscheidung zurück. Die Lieferung übergibt Dateien an den Kunden, und das Archiv entscheidet, was wie lange auf der Festplatte bleibt.

In Tasked ist jede Übergabe eine Phase in einer Workflow-Definition. Eine Phase hat einen Typ (Arbeit, Review, Freigabe oder Erledigt), die Rollen, die dafür zuständig sind, die Tasks, die sie erstellt, wenn ein Projekt in sie eintritt, und eine Standard-SLA in Stunden. Die fünf Video-Vorlagen - Werbespot, Corporate video, Documentary, Wedding film und Social content batch - sind vorgefertigte Versionen dieses Pfads. Die Vorlage „Werbespot“ hat zehn Phasen: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery und Done.

Eine Phase kann verhindern, dass das Projekt sie verlässt. Der Übergang von Brief zu Script in der Vorlage „Werbespot“ erfordert, dass jeder Task auf der Briefing-Checkliste erledigt ist; der Übergang aus einer Freigabephase erfordert eine erteilte Freigabe. Das ist der Unterschied zwischen einem Board, auf dem eine Karte nach vorne gezogen wird, und einem Workflow, bei dem eine Karte nach vorne gelassen wird.

• Arbeitsphasen erstellen Tasks mit einer Rolle und, sofern in der Vorlage festgelegt, einer Schätzung in Minuten.
• Review-Phasen sind intern: Regie und Editor schauen hin, bevor es der Kunde tut.
• Freigabephasen beinhalten einen Freigabetitel und eine Überarbeitungsphase, in die das Projekt zurückkehrt, wenn Änderungen angefordert werden.

Wo die Zeit tatsächlich bleibt

Fragt man einen Editor, wie lange der Schnitt eines 30-sekündigen Werbespots dauert, lautet die Antwort ein oder zwei Tage. Fragt man den Producer, wie lange das Projekt gedauert hat, lautet die Antwort fünf Wochen. Die Lücke ist das Warten: Warten auf das Logo des Kunden im richtigen Format, Warten auf die Freigabe des Skripts, Warten auf den zweiten Reviewer, der im Urlaub war, Warten auf einen erneuten Export nach einer Anmerkung, die niemand aufgeschrieben hat.

Tasked misst dies mit der Engpass-Ansicht in den Analysen: die mittlere Zeit (Median), die ein Projekt in jeder Phase verbringt, berechnet aus den tatsächlichen Intervallen, die bei jedem Phasenwechsel eines Projekts erfasst werden. Wenn die Phase „Client review“ einen Median von vor vier Tagen gegenüber einem Vorlagen-Standardwert von 72 Stunden anzeigt, ist diese Zahl keine Meinung; es ist das, was die Projekte des letzten Monats tatsächlich getan haben. Dieselben Intervalle speisen Vorschläge zur Prozessprüfung, die auf die Phase hinweisen, die dauerhaft ihre SLA überschreitet, und eine Änderung der Definition vorschlagen.

Die Engpass-Ansicht ist Teil der Analysen, die ab dem Professional-Tarif (99 $ pro Monat) enthalten sind. Im Starter-Tarif werden die Phasenintervalle weiterhin bei jedem Projekt erfasst; die aggregierte Ansicht ist das, was der höhere Tarif hinzufügt.

Wo Freigaben angesiedelt sind und wer für sie zuständig ist

Eine Freigabe ist eine Phase, kein Kommentar-Thread. In der Vorlage „Werbespot“ gibt es zwei: Script approval mit einer Standard-SLA von 48 Stunden und Final cut approval mit standardmäßig 72 Stunden. Beide sind als Freigabephasen typisiert, beide benennen eine Überarbeitungsphase und beide blockieren den Übergang nach vorne, bis eine Entscheidung erfasst wurde. Die Vorlage „Documentary“ tauscht das Skript gegen eine Treatment-Freigabe nach 96 Stunden aus; die Vorlage „Wedding film“ hat eine einzige Final-Cut-Freigabe nach 120 Stunden, da ein Ehepaar keine Marketingabteilung ist.

Die Person, die freigibt, ist in der Regel kein Nutzer des Produkts. Tasked gibt ihr einen Portal-Zugang ohne Account: einen Code, einen Link, eine Telefonnummer, die einen Einmalcode empfängt, oder eine E-Mail. Innerhalb des Portals kann sie den Schnitt abspielen, Kommentare auf einem Frame hinterlassen, freigeben, mit Änderungen freigeben oder ablehnen sowie Dateien hoch- und herunterladen. Ein Zugang kann auf ein einzelnes Projekt oder auf alles, was dieser Kunde beim Studio hat, beschränkt sein und kann schreibgeschützt sein.

Wenn eine Freigabe ihre SLA überschreitet, kann das Studio eine Erinnerung per E-Mail oder SMS an jeden Zugang senden, der darüber entscheiden darf, mit einer Sperrfrist von zwölf Stunden zwischen den Erinnerungen für dieselbe Freigabe. Die Erinnerung verweist auf das Portal und sendet niemals Zugangsdaten erneut. Ein Zugang, der persönlich übergeben wurde, ohne E-Mail und ohne Telefon, fällt an das Studio zurück, da nur das Studio diesen Kunden erreichen kann.

Korrekturschleifen zählen, statt über sie zu streiten

Die teuerste Zahl in einem Video-Angebot ist die Anzahl der enthaltenen Korrekturschleifen, und der häufigste Streitpunkt bei der Rechnungsstellung ist, wie viele davon genutzt wurden. Tasked legt für jedes Projekt eine vereinbarte Anzahl fest (standardmäßig zwei, bis zu fünfzig) und leitet die genutzte Anzahl aus den Review-Entscheidungen selbst ab: Eine Korrekturschleife ist eine Review-Sitzung, die mit einer Änderungsanforderung oder einer Ablehnung endete. Eine Sitzung, die mit einer Freigabe endete, verbraucht nichts.

Wenn die genutzte Anzahl die vereinbarte überschreitet, zeigt das Projekt die Überschreitung als Anzahl an, und eine Automatisierung kann bei demselben Ereignis ausgelöst werden, um den Producer oder den Account-Manager zu benachrichtigen. Innerhalb des Produkts wird nichts in Rechnung gestellt; das Studio stellt die zusätzliche Korrekturschleife auf seiner eigenen Rechnung in Rechnung, mit dem entsprechenden Beleg. Die Änderung der vereinbarten Anzahl wird im Audit-Log protokolliert, vorher und nachher.

Was der Producer auf einem Bildschirm sieht

Dieselben Projekte können als Board nach Phase, als Liste, Tabelle, Zeitachse oder Kalender angezeigt werden, und jede Anordnung kann als Ansicht gespeichert werden. Die Suche umfasst Tasks, Projekte, Kommentare und Dateien und liefert eine Antwort, nicht nur eine Liste: Die Frage, welche Schnitte auf einen bestimmten Kunden warten, gibt die Schnitte und den Satz zurück.

Das Risiko wird berechnet und nicht eingetippt. Jedes Projekt erhält eine Bewertung, die sich aus verschiedenen Gründen zusammensetzt - eine Phase über ihrer SLA, eine ausstehende Freigabe, eine nahende Deadline, Korrekturschleifen über der Vereinbarung -, sodass ein Producer, der fragt, warum ein Projekt gefährdet ist, die Gründe liest, statt einer von jemandem gewählten Farbe. Der wöchentliche Bericht für den Inhaber fasst das Portfolio, die Engpässe und die Risikoliste in einer Nachricht zusammen.

• Board, Liste, Tabelle, Zeitachse und Kalender sind die heute verfügbaren gespeicherten Ansichtstypen.
• Die Risikogründe sind direkt auf dem Projekt sichtbar und nicht in der Bewertung versteckt.
• Der wöchentliche Bericht wird an den Inhaber der Organisation gesendet, nicht an jedes Mitglied.

Automatisierungen, die dem Workflow folgen

Eine Regel in Tasked wird als Satz geschrieben: Wenn ein Schnitt zu Final cut approval wechselt, benachrichtige den Account-Manager; wenn ein Projekt seine vereinbarten Korrekturschleifen überschreitet, erstelle einen Task für den Producer. Der Satz wird in eine Regel kompiliert, in einfache Sprache zurückübersetzt, damit der Ersteller überprüfen kann, ob sie das aussagt, was er meinte, und vor dem Einschalten über die realen Ereignisse des letzten Monats der Organisation simuliert. Die Simulation zeigt, was die Regel getan hätte, sodass eine Regel, die vierzig E-Mails gesendet hätte, abgefangen wird, bevor sie auch nur eine einzige sendet.

Zu den Auslösern gehören ein Phasenwechsel, eine Freigabeentscheidung, ein neuer Kommentar, eine hochgeladene Datei, eine Deadline innerhalb einer bestimmten Anzahl von Stunden, ein geändertes Feld, das Korrekturschleifen-Limit und ein Zeitplan. Zu den Aktionen gehören das Erstellen eines Tasks, das Zuweisen, das Verschieben der Phase, das Benachrichtigen in der App, per E-Mail, SMS oder WhatsApp, das Senden einer E-Mail, das Festlegen eines Feldes, das Aufrufen eines Webhooks und das Starten eines KI-Vorschlags. Es gibt bewusst keine Lösch- oder Archivierungsaktion, die eine Regel ausführen kann.

Lieferung, Archiv und das 30-Tage-Fenster

Die Phase „Delivery“ in den Video-Vorlagen ist eine Arbeitsphase mit einer kurzen SLA (24 Stunden bei Werbespot und Corporate, 48 bei Documentary und Wedding) und Tasks wie dem Exportieren von Deliverables gemäß Spezifikation oder dem Hochladen der Liefergalerie. Dateien erreichen den Kunden über den Portal-Download oder über einen Freigabelink, der mit einem Passwort, einem Ablaufdatum und einem Download-Schalter versehen und widerrufen werden kann.

Das Archivieren ist eine Entscheidung darüber, was aufbewahrt werden soll. Eine in Tasked gelöschte Datei behält ihre Bytes für das Aufbewahrungsfenster der Organisation - standardmäßig 30 Tage -, bevor sie durch die Bereinigung endgültig entfernt wird. Das Audit-Log ist nur erweiterbar und bleibt bestehen. Die Daten der Organisation können als Paket exportiert werden. Der begleitende Artikel über Lieferung und Archivierung führt durch, was es wert ist, für diese dreißig Tage aufbewahrt zu werden, und was nicht.