Livraison et archivage : ce qu'il faut garder pendant trente jours

Ce que signifie la livraison dans le workflow

La livraison est une étape de travail, la dernière avant l'étape Terminé, dans chaque modèle vidéo. Ses tâches sont celles qui produisent les fichiers : « Étalonnage et mixage audio » et « Exporter les livrables selon les specs » dans Publicité, « Exporter les versions et sous-titres » dans Vidéo d'entreprise, « Masters, sous-titres et package de livraison » dans Documentaire, « Exporter et uploader la galerie de livraison » dans Film de mariage. Le SLA par défaut est de 24 heures pour Publicité et Vidéo d'entreprise, et de 48 heures pour Documentaire et Film de mariage.

L'étape n'est accessible qu'après la validation d'un cut final, et le passage à l'étape Terminé nécessite que sa checklist soit complétée. Un projet n'est pas terminé parce que quelqu'un l'a dit ; il l'est parce que la tâche d'export a été clôturée.

La remise des fichiers

Le client télécharge les fichiers depuis le portail via le même accès que celui utilisé pour la validation, de sorte que le master arrive là où la validation a été donnée. Pour un destinataire qui n'est pas le client, comme un partenaire d'agence ou un diffuseur, un lien de partage fonctionne sans aucun accès : un jeton aléatoire affiché une seule fois, avec un mot de passe optionnel, une date d'expiration optionnelle et une option pour autoriser ou non le téléchargement. Un lien peut pointer vers un seul fichier ou vers un dossier complet, ses utilisations sont comptabilisées et il peut être révoqué.

Le lien ne transmet jamais un fichier qui n'a pas passé l'analyse de logiciels malveillants. Chaque fichier uploadé est analysé à l'arrivée, et la résolution du partage vérifie le résultat de l'analyse avant de servir le fichier.

• Téléchargement sur le portail : l'accès propre du client, sans lien supplémentaire.
• Lien de partage : un fichier ou un dossier, mot de passe, expiration, téléchargement activé ou désactivé, révocable, comptabilisé.
• Le lien n'est affiché qu'une seule fois ; le produit ne stocke que son empreinte (hash).

Le délai de trente jours, et de quoi il se compose

Trois délais de trente jours différents se croisent lors de la livraison, et il est utile de savoir les distinguer. Un fichier supprimé d'un projet conserve ses données pendant la période de rétention de l'organisation, soit 30 jours par défaut, et peut être récupéré durant cette période ; après cela, la purge les supprime définitivement. Un accès au portail expire après 30 jours par défaut, à moins que le studio n'ait défini une autre période. Enfin, lorsqu'une organisation ou un compte est supprimé, ses données sont définitivement effacées après 30 jours, ce qui correspond au délai publié dans les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité, et appliqué par cette même constante dans le code.

La conséquence pratique pour un studio est que rien de ce qui est fait le jour de la livraison n'est irréversible pendant un mois. Un master supprimé par erreur, un accès qui aurait dû rester ouvert, un projet clôturé une semaine trop tôt : chacune de ces actions peut être annulée au cours de ce délai, et aucune ne peut l'être après.

Ce qu'il faut garder, et ce qu'il faut laisser de côté

Conservez la version validée de chaque livrable, dans le projet, avec la session de review et la décision associée. Gardez les notes du dernier cycle de révision, car elles constituent la preuve de ce qui a été demandé et réalisé. Laissez l'accès ouvert pendant toute la durée de la période de rétention afin que le client puisse télécharger à nouveau sans avoir besoin d'une nouvelle invitation.

Séparez-vous des versions intermédiaires une fois la version validée livrée, si le stockage vous préoccupe ; elles restent de toute façon récupérables pendant 30 jours après leur suppression. Révoquez les liens de partage transmis à des tiers dès que le destinataire confirme la réception, car un lien non révoqué reste actif jusqu'à son expiration. Le stockage est une limite liée au forfait - 100 Go pour Starter, 1 To pour Professional, 5 To pour Business, avec un téraoctet disponible en option - et la discipline d'archivage est le moyen pour un studio de ne pas la dépasser.

Le registre qui survit aux fichiers

Le journal d'audit est en ajout uniquement. Rien dans le produit ne peut modifier ou supprimer une ligne de ce journal, qui enregistre qui a fait quoi et quand : la décision, la modification des cycles de révision convenus, l'accès qui a été créé, le fichier qui a été supprimé. Lorsqu'un client conteste ce qui avait été convenu, on consulte le journal au lieu de faire appel à ses souvenirs.

Les données de l'organisation peuvent être exportées sous forme de package et téléchargées, ce qui permet au studio de conserver sa propre copie en dehors du produit. Avec le forfait Business, ces mêmes enregistrements sont accessibles via l'API publique avec des clés à portée limitée, et des webhooks dotés d'un journal de livraison peuvent envoyer une validation ou un changement d'étape vers le système dans lequel le studio gère ses factures.

Clôturer le projet sans le perdre

Un projet possède l'un des cinq statuts suivants : brouillon, actif, en attente, livré ou archivé. Seuls les projets actifs sont comptabilisés dans la limite du forfait (10 pour Starter, 50 pour Professional, 200 pour Business). Ainsi, marquer un projet comme livré libère un emplacement sans rien supprimer. Le score de risque ne prend en compte que les projets en cours (brouillon, actif et en attente), car un projet livré n'a plus d'avenir à prédire ; un projet livré sort donc de lui-même de la liste des risques et du rapport hebdomadaire. Le projet, ses fichiers, ses notes et ses décisions restent au sein de l'organisation, et la recherche couvre les projets, les tâches, les commentaires et les fichiers.

La question de l'archivage n'est donc pas de savoir s'il faut conserver le projet, mais plutôt ce qu'il faut garder sur le disque. La réponse apportée par cet article est simple : le master validé, l'historique et les notes pendant au moins trente jours, et les exports intermédiaires uniquement tant que l'on est susceptible de vous les demander.