Toimitus ja arkistointi: mitä säilyttää kolmenkymmenen päivän ajan

Mitä toimitus tarkoittaa työnkulussa

Toimitus on työvaihe, viimeinen ennen Valmis-tilaa, jokaisessa videomallissa. Sen tehtävät ovat niitä, joissa tiedostot luodaan: 'Värimäärittely ja äänimiksaus' ja 'Vie tuotokset määritysten mukaan' mainos-mallissa, 'Vie versiot ja tekstitykset' yritysvideossa, 'Masterit, tekstitykset ja toimituspaketti' dokumentissa sekä 'Vie ja lataa toimitusgalleria' hääelokuvassa. Oletusarvoinen SLA on 24 tuntia mainos- ja yritysvideomalleissa sekä 48 tuntia dokumentti- ja hääelokuvamalleissa.

Vaiheeseen pääsee vain, kun leikkausversion lopullinen hyväksyntä on annettu, ja siirtyminen Valmis-tilaan vaatii sen muistilistan suorittamista. Projekti ei ole valmis vain siksi, että joku sanoo niin; se on valmis, koska vientitehtävä on suljettu.

Tiedostojen luovuttaminen

Asiakas lataa tiedostot portaalista saman pääsyn kautta, jolla hän antoi hyväksynnän, joten master-versio saapuu sinne, missä hyväksyntä annettiin. Vastaanottajalle, joka ei ole asiakas, kuten toimistokumppanille tai tv-kanavalle, jakolinkki toimii ilman erillistä pääsyä: kerran näytettävä satunnainen tunniste, johon voi liittää valinnaisen salasanan, valinnaisen vanhentumispäivän ja kytkimen latauksen sallimiselle. Linkki voi osoittaa yhteen tiedostoon tai kokonaiseen kansioon, sen käyttökerrat lasketaan ja se voidaan mitätöidä.

Linkin kautta ei koskaan jaeta tiedostoa, joka ei ole läpäissyt haittaohjelmatarkistusta. Jokainen ladattu tiedosto tarkistetaan heti sen saapuessa, ja jakolinkin avaaminen tarkistaa tuloksen ennen tiedoston tarjoamista.

• Portaalilataus: asiakkaan oma pääsy, ei ylimääräistä linkkiä.
• Jakolinkki: tiedosto tai kansio, salasana, vanhentumisaika, lataus päällä tai pois, mitätöitävissä, käyttökerrat lasketaan.
• Linkki näytetään vain kerran; tuote tallentaa vain sen tiivisteen.

Kolmenkymmenen päivän aikaraja ja mistä se koostuu

Toimituksen yhteydessä kohtaa kolme erilaista kolmenkymmenen päivän aikarajaa, ja on hyödyllistä tietää, mikä on mikä. Projektista poistetun tiedoston tavut säilytetään organisaation säilytysajan verran (oletuksena 30 päivää), ja se voidaan palauttaa tänä aikana; sen jälkeen lopullinen poisto hävittää ne. Portaalin pääsy vanhenee oletusarvoisesti 30 päivän kuluttua, ellei studio ole määrittänyt toista ajanjaksoa. Ja kun organisaatio tai tili poistetaan, sen tiedot poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua - tämä on käyttöehdoissa ja tietosuojaselosteessa ilmoitettu aikaraja, jota valvoo sama vakio koodissa.

Studiolle tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että mikään toimituspäivänä tehty toimenpide ei ole peruuttamaton kuukauteen. Vahingossa poistettu master-versio, pääsy, joka olisi pitänyt pitää auki, tai viikkoa liian aikaisin suljettu projekti: jokainen voidaan peruuttaa aikarajan puitteissa, eikä mitään voida peruuttaa sen jälkeen.

Mitä säilyttää ja mistä luopua

Säilytä jokaisen tuotoksen hyväksytty versio projektissa yhdessä katselmoinnin ja sitä koskevan päätöksen kanssa. Säilytä viimeisimmän korjauskierroksen kommentit, sillä ne toimivat todisteena siitä, mitä pyydettiin ja mitä tehtiin. Pidä pääsy auki säilytysajan verran, jotta asiakas voi ladata tiedostot uudelleen ilman uutta kutsua.

Luovu välivaiheen versioista, kun hyväksytty versio on toimitettu, jos tallennustila huolettaa; ne ovat joka tapauksessa palautettavissa 30 päivän ajan poistamisen jälkeen. Mitätöi kolmansille osapuolille luodut jakolinkit heti, kun vastaanottaja vahvistaa vastaanoton, sillä mitätöimätön linkki toimii aina sen vanhentumiseen saakka. Tallennustila on pakettikohtainen rajoitus - 100 Gt Starter-paketissa, 1 Tt Professional-paketissa ja 5 Tt Business-paketissa, ja lisäteratavu on saatavilla lisäosana - ja kurinalainen arkistointi on keino, jolla studio pysyy näiden rajojen sisällä.

Tiedostoja pidempään säilyvä historiatieto

Audit-loki on vain lisäyksiä salliva. Mikään tuotteessa ei voi muokata tai poistaa sen rivejä, ja se tallentaa tiedon siitä, kuka teki mitä ja milloin: päätöksen, muutokset sovittuihin korjauskierroksiin, luodun pääsyn ja poistetun tiedoston. Kun asiakas riitauttaa sen, mitä oli sovittu, lokia luetaan sen sijaan, että asioita yritettäisiin muistella.

Organisaation tiedot voidaan viedä yhtenä pakettina ja ladata, jolloin studio saa oman kopionsa tuotteen ulkopuolelle. Business-paketissa samat tiedot ovat saatavilla julkisen API:n kautta rajatuilla avaimilla, ja toimituslokilla varustetut webhookit voivat viedä hyväksynnän tai vaiheen muutoksen mihin tahansa järjestelmään, jossa studio hallitsee laskujaan.

Projektin sulkeminen ilman sen menettämistä

Projektilla on yksi viidestä tilasta: luonnos, aktiivinen, odottaa, toimitettu tai arkistoitu. Vain aktiiviset projektit lasketaan mukaan paketin rajoitukseen (10 Starter-paketissa, 50 Professional-paketissa, 200 Business-paketissa), joten projektin merkitseminen toimitetuksi vapauttaa paikan poistamatta mitään. Riskipisteet lukevat vain käynnissä olevia projekteja (luonnos, aktiivinen ja odottaa), koska toimitetulla projektilla ei ole ennustettavaa tulevaisuutta; toimitettu projekti poistuu siksi itsestään riskilistalta ja viikkoraportista. Projekti, sen tiedostot, kommentit ja päätökset säilyvät organisaatiossa, ja haku kattaa projektit, tehtävät, kommentit ja tiedostot.

Arkistoinnissa ei siis ole kyse siitä, säilytetäänkö projekti, vaan siitä, mitä levylle jätetään. Tämän artikkelin vastaus on lyhyt: hyväksytty master-versio, tiedot ja kommentit vähintään kolmenkymmenen päivän ajan, ja välivaiheen viennit vain niin kauan kuin joku saattaa niitä pyytää.