Un score de risque que vous pouvez expliquer à un client

Trois données d'entrée vérifiables à la main

Le score utilise exactement trois données d'entrée. Premièrement, le temps médian que les tâches de votre organisation ont historiquement passé dans chaque étape. Deuxièmement, la position actuelle de chaque tâche ouverte du projet sur le tableau, et depuis combien de temps elle s'y trouve. Troisièmement, le nombre de jours restants avant la date d'échéance du projet.

Rien d'autre n'entre en compte. Aucun texte n'est lu, aucun modèle externe n'est appelé, et les mêmes données d'entrée produisent toujours le même score. Le modèle est versionné, et chaque score enregistré indique la version qui l'a généré, de sorte qu'une modification du calcul ne puisse jamais être confondue avec un changement dans vos projets.

La quantité de travail restante

Pour chaque étape, le modèle prend la médiane des intervalles enregistrés à l'échelle de l'organisation. Une étape comptant moins de trois échantillons emprunte la médiane de l'organisation, et une organisation sans aucun historique utilise par défaut huit heures par étape en attendant d'en accumuler.

Pour chaque tâche ouverte, le temps restant estimé correspond à ce qu'il reste de son étape actuelle (la médiane de l'étape moins le temps déjà passé, sans jamais descendre en dessous de zéro) plus la médiane complète de chaque étape restante. Les totaux des étapes sont additionnés pour toutes les tâches ouvertes et divisés par six heures productives par jour calendaire, et non vingt-quatre : une échéance dans trois jours représente ainsi trois jours ouvrés de capacité.

La ligne de pression

La marge correspond aux jours restants avant la date d'échéance moins les jours restants prévus. Le score de base est de 50 lorsque la fin prévue tombe exactement sur la date d'échéance, et il varie de 10 points pour chaque jour de marge dans un sens ou dans l'autre, limité entre 0 et 100. Deux jours de marge donnent 30 ; deux jours de retard donnent 70. La ligne est volontairement droite : une courbe que personne ne peut inverser n'est pas explicable.

Trois cas particuliers court-circuitent cette ligne. Un projet dont l'échéance est dépassée et qui contient encore des tâches ouvertes obtient un score de 100, accompagné du nombre de jours de retard. Un projet sans date d'échéance obtient un score de 0, car il n'y a pas de point de comparaison pour un retard. Un projet sans tâche ouverte obtient un score de 0, peu importe le calendrier, car ce qui est terminé ne peut pas être en retard.

Trois modificateurs et un zéro

Après le calcul de base, trois faits observables sur le tableau ajoutent des points. Chacun d'eux ajoute une raison avec un décompte afin que le lecteur puisse le vérifier sur le tableau.

• Tâches en retard : au moins une tâche ouverte ayant dépassé sa propre date d'échéance ajoute 15 points.
• Tâches bloquées : au moins une tâche ouverte marquée comme bloquée ajoute 10 points.
• Validation en attente : au moins une validation en attente depuis plus de 3 jours ajoute 10 points.
• Aucun historique : lorsque certaines étapes ont emprunté la médiane de l'organisation, une raison est affichée avec 0 point. L'incertitude n'est pas un risque ; elle vous indique simplement à quel point vous pouvez vous fier au chiffre, sans le modifier.

Les tranches et l'affichage du score

Un score de 70 ou plus est élevé, de 40 à 69 est à surveiller, et en dessous de 40 est faible. Ces trois seuils constituent l'ensemble de la classification ; chaque écran applique des couleurs basées sur ces catégories et aucun ne recalcule ses propres seuils.

Une tâche quotidienne évalue chaque projet et enregistre un instantané avec ses raisons. L'onglet de risque dans les analyses affiche l'instantané le plus récent par projet, du plus risqué au moins risqué, avec le détail des raisons. Le rapport du lundi destiné aux propriétaires liste les trois projets les plus risqués avec leur score et leur tranche. Les raisons sont stockées sous forme de données et générées en hébreu ou en anglais à partir des mêmes chiffres, sans jamais être écrites sous forme de phrases dans la base de données.

L'expliquer à un client

Comme chaque raison est associée à ses points, le score se lit comme une phrase. Un projet à 75 pourrait s'expliquer ainsi : base de 55 car nous avons une demi-journée de retard avec 2,5 jours de travail estimés et 2 jours restants avant la date d'échéance ; plus 10 car une tâche est bloquée ; plus 10 car votre validation est en attente depuis quatre jours. Additionnez les trois et vous obtenez 75, ce qui est élevé.

Cette phrase ne contient aucune boîte noire. Le client peut agir sur la troisième ligne dès aujourd'hui, le producteur sur la deuxième, et tous deux peuvent voir le score évoluer demain lors de la mise à jour de l'instantané quotidien.