Arbetsflödet för en videostudio, från början till slut

De sju stegen och vad varje steg lämnar över till nästa

Varje videojobb, från en femton sekunder lång klippning för sociala medier till en fyrtio minuter lång dokumentär, går igenom samma överlämningar. Briefen lämnar över en skriftlig omfattning till pre-production. Materialet lämnar över råmaterial, grafik och ljud till klipparen. Redigeringen lämnar över en numrerad version till intern granskning. Den interna granskningen lämnar över en klippning som studion står bakom till kunden. Kunden lämnar tillbaka ett beslut. Leveransen lämnar över filer till kunden, och arkivet avgör vad som ska ligga kvar på disken och hur länge.

I Tasked är varje överlämning ett steg i en definition av ett arbetsflöde. Ett steg har en typ (arbete, granskning, godkännande eller klar), de roller som äger det, de uppgifter det skapar när ett projekt går in i det, och ett standard-SLA i timmar. De fem videomallarna - Reklamfilm, Företagsvideo, Dokumentär, Bröllopsfilm och Sociala medier-batch - är färdigbyggda versioner av denna väg. Mallen Reklamfilm har tio steg: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery och Done.

Ett steg kan vägra att släppa projektet vidare. Övergången från Brief till Script i mallen Reklamfilm kräver att varje uppgift på briefens checklista är klar; övergången ut ur ett godkännandesteg kräver ett beviljat godkännande. Det är skillnaden mellan en tavla där ett kort dras framåt och ett arbetsflöde där ett kort tillåts gå framåt.

• Arbetssteg skapar uppgifter med en roll och, om mallen anger det, en tidsuppskattning i minuter.
• Granskningssteg är interna: regissören och klipparen tittar innan kunden gör det.
• Godkännandesteg har en titel för godkännandet och ett korrigeringssteg som projektet återgår till när ändringar begärs.

Vart tiden faktiskt tar vägen

Fråga en klippare hur lång tid en trettio sekunder lång reklamfilm tar att klippa och svaret är en dag eller två. Fråga producenten hur lång tid projektet tog och svaret är fem veckor. Glappet består av väntan: väntan på kundens logotyp i rätt format, väntan på att manus ska godkännas, väntan på den andra granskaren som var på semester, väntan på en ny export efter kommentaren som ingen skrev ner.

Tasked mäter detta med vyn för flaskhalsar i analysverktyget: mediantiden som ett projekt tillbringar i varje steg, beräknat utifrån de faktiska intervall som registreras varje gång ett projekt byter steg. När steget Client review visar ett medianvärde på fyra dagar mot mallens standard på 72 timmar är siffran inte en åsikt; det är vad den senaste månadens projekt faktiskt tog. Samma intervall ligger till grund för förslag till processrevisioner, som pekar ut det steg som konsekvent överskrider sitt SLA och föreslår en ändring i definitionen.

Vyn för flaskhalsar är en del av analysverktyget, som ingår från och med Professional-planen (99 USD per månad). Med Starter-planen registreras fortfarande stegintervallen för varje projekt; det är den sammanställda vyn som tillkommer i den högre planen.

Var godkännanden ligger och vem som äger dem

Ett godkännande är ett steg, inte en kommentarsbana. I mallen Reklamfilm finns det två: Script approval, med ett standard-SLA på 48 timmar, och Final cut approval, med en standard på 72 timmar. Båda är av typen godkännandesteg, båda anger ett korrigeringssteg och båda blockerar övergången framåt tills ett beslut har registrerats. Mallen Dokumentär byter ut manuset mot ett godkännande av treatment på 96 timmar; mallen Bröllopsfilm har ett enda godkännande av slutklippning på 120 timmar, eftersom ett brudpar inte är en marknadsavdelning.

Personen som godkänner är vanligtvis inte en användare av produkten. Tasked ger dem en portal-ingång utan konto: en kod, en länk, ett telefonnummer som tar emot en engångskod, eller ett e-postmeddelande. Inuti portalen kan de spela upp klippningen, lämna kommentarer på en frame, godkänna, godkänna med ändringar eller avvisa, ladda upp och ladda ner. En ingång kan begränsas till ett projekt eller till allt som kunden har hos studion, och den kan vara endast för visning.

När ett godkännande överskrider sitt SLA kan studion skicka en påminnelse till varje ingång som har behörighet att besluta om det, via e-post eller SMS, med en karens på tolv timmar mellan påminnelser för samma godkännande. Påminnelsen pekar på portalen och skickar aldrig inloggningsuppgifter på nytt. En ingång som överlämnades personligen, utan e-post och utan telefon, faller tillbaka på studion, eftersom endast studion kan nå den kunden.

Räkna korrekturrundor i stället för att bråka om dem

Den dyraste siffran i en videooffert är antalet korrekturrundor som ingår, och den vanligaste tvisten vid fakturering är hur många som faktiskt har använts. Tasked sätter ett överenskommet antal på varje projekt (två som standard, upp till femtio) och härleder det använda antalet från själva granskningsbesluten: en runda är en granskningssession som slutade med en begäran om ändringar eller ett avvisande. En session som slutade med ett godkännande förbrukar ingenting.

När det använda antalet överskrider det överenskomna visar projektet överskottet som ett antal, och en automatisering kan triggas vid samma händelse för att meddela producenten eller kundansvarig. Ingenting debiteras inuti produkten; studion fakturerar den extra rundan på sin egen faktura, med underlaget som bevis. Ändringar av det överenskomna antalet skrivs till händelseloggen, före och efter.

Vad producenten ser på en och samma skärm

Samma projekt kan visas som en tavla efter steg, en lista, en tabell, en tidslinje eller en kalender, och varje uppställning kan sparas som en vy. Sökningen omfattar uppgifter, projekt, kommentarer och filer och returnerar ett svar, inte bara en lista: att fråga vilka klippningar som väntar på en viss kund returnerar klippningarna och meningen.

Risk beräknas i stället för att skrivas in manuellt. Varje projekt får poäng baserat på skäl som läggs samman - ett steg som överskridit sitt SLA, ett väntande godkännande, en nära deadline, fler rundor än överenskommet - så att en producent som undrar varför ett projekt är i riskzonen kan läsa skälen i stället för att bara se en färg som någon har valt. Den veckovisa ägarrapporten samlar portföljen, flaskhalsarna och risklistan i ett och samma meddelande.

• Tavla, lista, tabell, tidslinje och kalender är de sparade vytyper som finns tillgängliga i dag.
• Riskskälen är synliga på projektet, inte dolda inuti poängen.
• Veckorapporten skickas till organisationens ägare, inte till varje medlem.

Automatiseringar som följer arbetsflödet

En regel i Tasked skrivs som en mening: när en klippning flyttas till Final cut approval, meddela kundansvarig; när ett projekt överskrider sina överenskomna rundor, skapa en uppgift för producenten. Meningen kompileras till en regel, översätts tillbaka till klarspråk så att skaparen kan kontrollera att den säger det som avsågs, och simuleras över den senaste månadens verkliga händelser i organisationen innan den aktiveras. Simuleringen visar vad regeln skulle ha gjort, så att en regel som skulle ha skickat fyrtio e-postmeddelanden upptäcks innan den skickar ett enda.

Triggers inkluderar ändrat steg, ett godkännandebeslut, en ny kommentar, en uppladdad fil, en deadline inom ett visst antal timmar, ett ändrat fält, korrekturgränsen och ett schema. Åtgärder inkluderar att skapa en uppgift, tilldela, flytta steg, avisera i appen, via e-post, SMS eller WhatsApp, skicka ett e-postmeddelande, ange ett fält, anropa en webhook och starta ett AI-förslag. Det finns medvetet ingen raderings- eller arkiveringsåtgärd som en regel kan utföra.

Leverans, arkiv och trettiodagarsfönstret

Steget Delivery i videomallarna är ett arbetssteg med ett kort SLA (24 timmar i Reklamfilm och Företagsvideo, 48 i Dokumentär och Bröllopsfilm) och uppgifter som att exportera leveranser enligt specifikation eller ladda upp leveransgalleriet. Filer når kunden via nedladdning i portalen eller via en delningslänk som kan ha ett lösenord, ett utgångsdatum och en nedladdningsknapp, och som kan återkallas.

Arkivering är ett beslut om vad som ska sparas. En fil som raderas i Tasked behåller sina data under organisationens lagringsfönster, som standard 30 dagar, innan rensningen tar bort dem. Händelseloggen kan endast fyllas på och sparas alltid. Organisationens data kan exporteras som ett paket. Den tillhörande artikeln om leverans och arkivering går igenom vad som är värt att spara under dessa trettio dagar och vad som inte är det.