Arbeidsflyten til et videostudio, fra start til slutt

De sju stegene og hva hvert av dem overleverer til det neste

Hver videojobb, fra et femten sekunders klipp til sosiale medier til en førti minutters dokumentar, går gjennom de samme overleveringene. Briefen overleverer et skriftlig omfang til preproduksjon. Materiell overleverer råopptak, grafikk og lyd til klipperen. Klippingen overleverer en nummerert versjon til intern gjennomgang. Intern gjennomgang overleverer et klipp studioet står inne for til kunden. Kunden gir en beslutning i retur. Levering overleverer filer til kunden, og arkivering avgjør hva som blir værende på disken og hvor lenge.

I Tasked er hver overlevering et steg i en definert arbeidsflyt. Et steg har en type (arbeid, gjennomgang, godkjenning eller fullført), rollene som eier det, oppgavene det oppretter når et prosjekt går inn i det, og en standard SLA i timer. De fem videomaler - Reklamefilm, Corporate video, Documentary, Wedding film og Social content batch - er ferdigbygde versjoner av denne prosessen. Reklamefilm-malen har ti steg: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery og Done.

Et steg kan nekte å la prosjektet gå videre. Overgangen fra Brief to Script i reklamefilm-malen krever at hver oppgave på sjekklisten for briefen er fullført; overgangen ut av et godkjenningssteg krever en innvilget godkjenning. Det er forskjellen på en tavle der et kort dras fremover, og en arbeidsflyt der et kort får tillatelse til å gå fremover.

• Arbeidssteg oppretter oppgaver med en rolle og, der malen har angitt det, et estimat i minutter.
• Ggjennomgangssteg er interne: regissøren og klipperen ser på det før kunden gjør det.
• Godkjenningssteg har en godkjenningstittel og et korrektursteg prosjektet returnerer til når det blir bedt om endringer.

Hvor tiden faktisk blir av

Spør en klipper om hvor lang tid det tar å klippe en tretti sekunders reklamefilm, og svaret er en dag eller to. Spør produsenten om hvor lang tid prosjektet tok, og svaret er fem uker. Avviket er ventetid: å vente på kundens logo i riktig format, vente på at manuset blir godkjent, vente på den andre som skal gå gjennom som var på ferie, vente på en ny eksport etter kommentaren som ingen skrev ned.

Tasked måler dette med flaskehalsvisningen i analysen: mediantiden et prosjekt tilbringer i hvert steg, beregnet ut fra de faktiske intervallene som registreres hver gang et prosjekt bytter steg. Når steget Client review viser en median på fire dager mot en malstandard på 72 timer, er ikke tallet en antakelse; det er slik prosjektene den siste måneden faktisk presterte. De samme intervallene danner grunnlaget for forslag til prosessrevisjon, som peker på steget som konsekvent overskrider sin SLA, og foreslår en endring i definisjonen.

Flaskehalsvisningen er en del av analysen, som er inkludert fra Professional-planen ($99 per måned). På Starter-planen registreres fortsatt stegintervallene for hvert prosjekt; den samlede visningen er det som legges til på den høyere planen.

Hvor godkjenninger ligger og hvem som eier dem

En godkjenning er et steg, ikke en kommentartråd. I reklamefilm-malen er det to: Script approval, med en standard SLA på 48 timer, og Final cut approval, med en standard på 72 timer. Begge er definert som godkjenningssteg, begge angir et korrektursteg, og begge blokkerer overgangen fremover til en beslutning er registrert. Documentary-malen bytter ut manuset med en godkjenning av treatment på 96 timer; Wedding film-malen har én enkelt godkjenning av endelig klipp på 120 timer, fordi et brudepar ikke er en markedsavdeling.

Personen som godkjenner er vanligvis ikke en bruker av produktet. Tasked gir dem en inngang til portalen uten konto: en kode, en lenke, et telefonnummer som mottar en engangskode, eller en e-post. Inne i portalen kan de spille av klippet, legge igjen kommentarer på en frame, godkjenne, godkjenne med endringer eller avvise, laste opp og laste ned. En inngang kan begrenses til ett prosjekt eller til alt kunden har hos studioet, og den kan settes til kun visning.

Når en godkjenning overskrider sin SLA, kan studioet sende en påminnelse til hver inngang som har tillatelse til å avgjøre den, via e-post eller SMS, med en pause på tolv timer mellom påminnelser for samme godkjenning. Påminnelsen peker på portalen og sender aldri påloggingsinformasjon på nytt. En inngang som ble overlevert manuelt, uten e-post og uten telefon, faller tilbake på studioet, ettersom bare studioet kan nå den kunden.

Telle runder i stedet for å diskutere dem

Det dyreste tallet i et videotilbud er antallet inkluderte korrekturrunder, og den vanligste uenigheten ved fakturering er hvor mange som ble brukt. Tasked setter et avtalt antall på hvert prosjekt (to som standard, opptil femti) og utleder det brukte antallet fra selve gjennomgangsbeslutningene: en runde er en gjennomgangsøkt som endte med et krav om endringer eller en avvisning. En økt som endte med godkjenning, forbruker ingenting.

Når antall brukte overskrider det avtalte, viser prosjektet overskridelsen som et antall, og en automatisering kan utløses av samme hendelse for å varsle produsenten eller kundeansvarlig. Ingenting faktureres inni produktet; studioet fakturerer den ekstra runden på sin egen faktura, med dokumentasjonen som bevis. Endring av det avtalte antallet skrives til aktivitetsloggen, før og etter.

Hva produsenten ser på én skjerm

De samme prosjektene kan leses som en tavle etter steg, en liste, en tabell, en tidslinje eller en kalender, og hvert oppsett kan lagres som en visning. Søket dekker oppgaver, prosjekter, kommentarer og filer, og returnerer et svar, ikke bare en liste: Å spørre om hvilke klipp som venter på en bestemt kunde, returnerer klippene og setningen.

Risiko blir beregnet i stedet for å tastes inn manuelt. Hvert prosjekt får en poengsum basert på årsaker som summeres opp - et steg som har overskredet sin SLA, en ventende godkjenning, en nær frist, runder over avtalen - slik at en produsent som spør hvorfor et prosjekt er i risikosonen, leser årsakene i stedet for en farge noen har valgt. Den ukentlige eierrapporten samler porteføljen, flaskehalsene og risikolisten i én melding.

• Tavle, liste, tabell, tidslinje og kalender er de lagrede visningstypene som er tilgjengelige i dag.
• Risikoårsakene er synlige på prosjektet, ikke skjult inni poengsummen.
• Den ukentlige rapporten sendes til eieren av organisasjonen, ikke til hvert medlem.

Automatiseringer som følger arbeidsflyten

En regel i Tasked skrives som en setning: Når et klipp flyttes til Final cut approval, varsle kundeansvarlig; når et prosjekt overskrider sine avtalte runder, opprett en oppgave for produsenten. Setningen kompileres til en regel, oversettes tilbake til vanlig språk slik at forfatteren kan sjekke at den sier det de mente, og simuleres over den siste månedens reelle hendelser i organisasjonen før den slås på. Simuleringen viser hva regelen ville ha gjort, slik at en regel som ville ha sendt førti e-poster, blir fanget opp før den sender én eneste.

Triggers inkluderer en stegendring, en godkjenningsbeslutning, en ny kommentar, en opplastet fil, en frist innen et visst antall timer, et endret felt, grensen for korrekturrunder og en tidsplan. Handlinger inkluderer å opprette en oppgave, tildele, flytte steg, varsle i appen, via e-post, SMS eller WhatsApp, sende en e-post, angi et felt, kalle en webhook og starte et AI-forslag. Det finnes bevisst ingen slette- eller arkiveringshandling en regel kan utføre.

Levering, arkiv og trettidagersvinduet

Delivery-steget i videomalene er et arbeidsteg med en kort SLA (24 timer i Commercial og Corporate, 48 i Documentary og Wedding) og oppgaver som å eksportere leveranser i henhold til spesifikasjonene eller laste opp leveringsgalleriet. Filer når kunden via nedlasting i portalen eller via en delingslenke som kan ha passord, utløpsdato og en nedlastingsbryter, og som kan tilbakekalles.

Arkivering er en beslutning om hva som skal beholdes. En fil som slettes i Tasked, beholder sine byte i organisasjonens oppbevaringsperiode, 30 dager som standard, før slettingen fjerner dem permanent. Aktivitetsloggen tillater bare tilføyelser og blir værende. Organisasjonens data kan eksporteres som en samlefil. Støtteartikkelen om levering og arkivering går gjennom hva som er verdt å beholde i disse tretti dagene, og hva som ikke er det.