Videostudion työnkulku alusta loppuun

Seitsemän vaihetta ja mitä kukin siirtää seuraavalle

Jokainen videotilaus aina 15 sekunnin some-leikkausversiosta 40 minuutin dokumenttiin kulkee samojen siirtojen kautta. Brief siirtää kirjallisen laajuuden esituotannolle. Materiaalit siirtävät kuvamateriaalin, grafiikat ja äänet editoijalle. Editointi siirtää numeroidun version sisäiseen katselmointiin. Sisäinen katselmointi siirtää asiakkaalle leikkausversion, jonka takana studio seisoo. Asiakas antaa takaisin päätöksen. Toimitus siirtää tiedostot asiakkaalle, ja arkistointi päättää, mitä levyllä säilytetään ja kuinka kauan.

Tasked-palvelussa jokainen siirto on vaihe työnkulun määrittelyssä. Vaiheella on tyyppi (työ, katselmointi, hyväksyntä tai valmis), siitä vastaavat roolit, tehtävät, jotka se luo projektin siirtyessä siihen, sekä oletus-SLA tunteina. Viisi videomallia - Mainos, Yritysvideo, Dokumentti, Häävideo ja Some-sisältöerä - ovat tämän polun valmiita versioita. Mainos-mallissa on kymmenen vaihetta: Brief, Käsikirjoitus, Käsikirjoituksen hyväksyntä, Esituotanto, Kuvaukset, Editointi, Raakaleikkauksen katselmointi, Lopullisen leikkausversion hyväksyntä, Toimitus ja Valmis.

Vaihe voi estää projektia siirtymästä eteenpäin. Siirtyminen Brief-vaiheesta Käsikirjoitus-vaiheeseen Mainos-mallissa vaatii, että jokainen brief-tarkistuslistan tehtävä on tehty; siirtyminen pois hyväksyntävaiheesta vaatii myönnetyn hyväksynnän. Tämä on ero sellaisen taulun, jossa kortti raahataan eteenpäin, ja sellaisen työnkulun välillä, jossa kortin annetaan edetä.

• Työvaiheet luovat tehtäviä, joilla on rooli ja - jos malliin on sellainen asetettu - arvioitu kesto minuutteina.
• Katselmointivaiheet ovat sisäisiä: ohjaaja ja editoija katsovat materiaalin ennen asiakasta.
• Hyväksyntävaiheilla on hyväksynnän otsikko ja korjausvaihe, johon projekti palaa, kun muutoksia pyydetään.

Mihin aika todellisuudessa kuluu

Kysy editoijalta, kuinka kauan 30 sekunnin mainoksen leikkaaminen kestää, ja vastaus on päivä tai kaksi. Kysy tuottajalta, kuinka kauan projekti kesti, ja vastaus on viisi viikkoa. Ero johtuu odottelusta: odotetaan asiakkaan logoa oikeassa muodossa, odotetaan käsikirjoituksen hyväksyntää, odotetaan lomalla olevaa toista katselmoijaa tai odotetaan uutta vientiä sellaisen huomautuksen jälkeen, jota kukaan ei kirjoittanut ylös.

Tasked mittaa tätä analytiikan pullonkaulanäkymällä: mediaaniaika, jonka projekti viettää kussakin vaiheessa, lasketaan todellisista aikaväleistä, jotka tallennetaan aina projektin vaihtaessa vaihetta. Kun Asiakkaan katselmointi -vaiheen mediaani on neljä päivää, vaikka mallin oletus on 72 tuntia, luku ei ole mielipide - se on viimeisimmän kuukauden projektien todellinen tulos. Nämä samat aikavälit ruokkivat prosessitarkastuksen ehdotuksia, jotka osoittavat vaiheen, joka ylittää jatkuvasti SLA-aikansa, ja ehdottavat muutosta määrittelyyn.

Pullonkaulanäkymä on osa analytiikkaa, joka sisältyy Professional-pakettiin (99 $ kuukaudessa). Starter-paketissa vaiheiden aikavälit tallennetaan edelleen jokaisessa projektissa; kalliimpi paketti tuo mukanaan koontonäkymän.

Missä hyväksynnät sijaitsevat ja kuka niistä vastaa

Hyväksyntä on vaihe, ei kommenttiketju. Mainos-mallissa niitä on kaksi: Käsikirjoituksen hyväksyntä (oletus-SLA 48 tuntia) ja Lopullisen leikkausversion hyväksyntä (oletus 72 tuntia). Molemmat on määritelty hyväksyntävaiheiksi, molemmat nimeävät korjausvaiheen ja molemmat estävät siirtymisen eteenpäin, kunnes päätös on tallennettu. Dokumentti-malli vaihtaa käsikirjoituksen 96 tunnin treatment-hyväksyntään; Häävideo-mallissa on vain yksi 120 tunnin lopullisen leikkausversion hyväksyntä, sillä hääpari ei ole markkinointiosasto.

Hyväksyjä ei yleensä ole tuotteen käyttäjä. Tasked antaa hänelle pääsyn portaaliin ilman käyttäjätiliä: koodin, linkin, kertakoodin vastaanottavan puhelinnumeron tai sähköpostin. Portaalin sisällä hän voi toistaa leikkausversion, jättää kommentteja ruutuihin, hyväksyä, hyväksyä muutoksilla tai hylätä, ladata tiedostoja palveluun ja ladata niitä sieltä. Pääsy voidaan rajata yhteen projektiin tai kaikkeen, mitä kyseisellä asiakkaalla on studion kanssa, ja se voi olla vain luku -muotoinen.

Kun hyväksyntä ylittää SLA-aikansa, studio voi lähettää muistutuksen sähköpostitse tai SMS-viestillä jokaiseen pääsyyn, jolla on oikeus päättää siitä, jolloin saman hyväksynnän muistutusten välillä on 12 tunnin odotusaika. Muistutus ohjaa portaaliin eikä koskaan lähetä kirjautumistietoja uudelleen. Pääsy, joka annettiin kädestä käteen ilman sähköpostia tai puhelinta, palautuu studion vastuulle, sillä vain studio voi tavoittaa kyseisen asiakkaan.

Kierrosten laskeminen niistä väittelemisen sijaan

Videotarjouksen kallein luku on siihen sisältyvien korjauskierrosten määrä, ja yleisin kiistanaihe laskutuksen yhteydessä on se, kuinka monta niistä käytettiin. Tasked asettaa jokaiseen projektiin sovitun määrän (oletuksena kaksi, enintään 50) ja johtaa käytettyjen kierrosten määrän suoraan katselmointipäätöksistä: kierros on katselmointitapahtuma, joka päättyi muutospyyntöön tai hylkäykseen. Hyväksyntään päättynyt tapahtuma ei kuluta kierroksia.

Kun käytettyjen määrä ylittää sovitun, projekti näyttää ylityksen lukumääränä, ja automaatio voi käynnistyä samasta tapahtumasta ilmoittaakseen tuottajalle tai asiakkuuspäällikölle. Tuotteen sisällä ei veloiteta mitään; studio laskuttaa ylimääräisen kierroksen omalla laskullaan, jonka tukena on järjestelmän historiatieto. Sovitun määrän muuttaminen kirjataan lokiin ennen ja jälkeen muutoksen.

Mitä tuottaja näkee yhdellä näytöllä

Samoja projekteja voidaan tarkastella vaiheittaisena tauluna, listana, taulukkona, aikajanana tai kalenterina, ja jokainen asettelu voidaan tallentaa näkymäksi. Haku kattaa tehtävät, projektit, kommentit ja tiedostot ja palauttaa vastauksen, ei vain luetteloa: kysymys siitä, mitkä leikkausversiot odottavat tiettyä asiakasta, palauttaa kyseiset leikkausversiot ja selittävän lauseen.

Riski lasketaan automaattisesti sen sijaan, että se kirjoitettaisiin käsin. Jokainen projekti saa pistemäärän, joka muodostuu eri syistä - SLA-ajan ylittänyt vaihe, odottava hyväksyntä, lähestyvä määräpäivä tai sovitun ylittävät korjauskierrokset. Näin tuottaja, joka kysyy miksi projekti on vaarassa, näkee todelliset syyt jonkun valitseman värin sijaan. Viikoittainen omistajaraportti kokoaa salkun, pullonkaulat ja riskilistan yhteen viestiin.

• Taulu, lista, taulukko, aikajana ja kalenteri ovat tällä hetkellä käytettävissä olevat tallennettavat näkymätyypit.
• Riskin syyt ovat nähtävillä projektissa, eivät piilotettuina pistemäärän sisään.
• Viikoittainen raportti lähetetään organisaation omistajalle, ei jokaiselle jäsenelle.

Työnkulkua seuraavat automaatiot

Tasked-palvelussa sääntö kirjoitetaan lauseena: kun leikkausversio siirtyy vaiheeseen Lopullisen leikkausversion hyväksyntä, ilmoita asiakkuuspäällikölle; kun projekti ylittää sovitut korjauskierrokset, luo tehtävä tuottajalle. Lause käännetään säännöksi, muunnetaan takaisin selkokielelle, jotta laatija voi varmistaa sen vastaavan tarkoitustaan, ja simuloidaan organisaation viimeisimmän kuukauden todellisilla tapahtumilla ennen sen käyttöönottoa. Simulaatio näyttää, mitä sääntö olisi tehnyt, joten sääntö, joka olisi lähettänyt 40 sähköpostia, saadaan kiinni ennen kuin se ehtii lähettää yhtäkään.

Liipaisimia ovat vaiheen muutos, hyväksyntäpäätös, uusi kommentti, ladattu tiedosto, määräaika tietyn tuntimäärän sisällä, muuttunut kenttä, korjauskierrosten raja ja aikataulu. Toimintoja ovat tehtävän luominen, vastuuhenkilön määrittäminen, vaiheen siirtäminen, ilmoittaminen sovelluksessa, sähköpostitse, SMS-viestillä tai WhatsApp-viestillä, sähköpostin lähettäminen, kentän asettaminen, webhookin kutsuminen ja AI-ehdotuksen käynnistäminen. Säännöillä ei ole tarkoituksella mahdollista tehdä poisto- tai arkistointitoimenpiteitä.

Toimitus, arkistointi ja 30 päivän aikaraja

Videomallien Toimitus-vaihe on työvaihe, jolla on lyhyt SLA (24 tuntia Mainos- ja Yritysvideo-malleissa, 48 tuntia Dokumentti- ja Häävideo-malleissa) ja tehtäviä, kuten tuotosten vienti määritysten mukaisesti tai toimitusgallerian lataaminen palveluun. Tiedostot tavoittavat asiakkaan portaalilatauksen tai jakolinkin kautta, johon voidaan liittää salasana, vanhentumispäivä ja latauskytkin, ja joka voidaan mitätöidä.

Arkistointi on päätös siitä, mitä säilytetään. Tasked-palvelussa poistettu tiedosto säilyttää tavunsa organisaation säilytysajan verran - oletuksena 30 päivää - ennen kuin lopullinen poisto hävittää ne. Tapahtumaloki on vain lisäysmuotoinen ja säilyy aina. Organisaation tiedot voidaan viedä yhtenä pakettina. Toimitusta ja arkistointia käsittelevä tukisivu käy läpi, mitä näiden 30 päivän aikana kannattaa säilyttää ja mitä ei.