Et videostudies workflow, fra start til slut

De syv faser, og hvad hver enkelt overleverer til den næste

Enhver videoopgave, lige fra et socialt cut på 15 sekunder to en dokumentarfilm på 40 minutter, gennemgår de samme overleveringer. Briefen overleverer et skriftligt omfang til præproduktion. Materialer overleverer råoptagelser, grafik og lyd til klipperen. Edit-fasen overleverer en nummereret version til internt review. Det interne review overleverer et cut, som studiet kan stå inde for, til kunden. Kunden vender tilbage med en beslutning. Leveringen overleverer filer til kunden, og arkivet afgør, hvad der skal blive liggende på disken, og hvor længe.

I Tasked er hver overlevering en fase i en workflow-definition. En fase har en type (arbejde, review, godkendelse eller udført), de roller, der ejer den, de opgaver, den opretter, når et projekt træder ind i den, og en standard-SLA i timer. De fem videoskabeloner - Commercial, Corporate video, Documentary, Wedding film og Social content batch - er prædefinerede versioner af dette forløb. Reklamefilm-skabelonen har ti faser: Brief, Script, Script approval, Pre-production, Shoot, Edit, Rough cut review, Final cut approval, Delivery og Done.

En fase kan nægte at lade projektet gå videre. Overgangen fra Brief til Script i reklamefilm-skabelonen kræver, at hver enkelt opgave på brief-tjeklisten er udført; overgangen ud af en godkendelsesfase kræver en tildelt godkendelse. Det er forskellen på et board, hvor et kort trækkes fremad, og et workflow, hvor et kort får lov til at rykke fremad.

• Arbejdsfaser opretter opgaver med en rolle og, hvis skabelonen angiver det, et estimat i minutter.
• Review-faserer er interne: instruktøren og klipperen kigger, før kunden gør.
• Godkendelsesfaser indeholder en godkendelsestitel og en korrekturfase, som projektet vender tilbage til, når der anmodes om ændringer.

Hvor tiden reelt bliver af

Spørg en klipper, hvor lang tid det tager at klippe en reklamefilm på 30 sekunder, og svaret er en dag eller to. Spørg produceren, hvor lang tid projektet tog, og svaret er fem uger. Forskellen er ventetid: venten på kundens logo i det rigtige format, venten på godkendelse af manuskriptet, venten på den anden reviewer, der var på ferie, venten på en ny eksport efter den kommentar, som ingen fik skrevet ned.

Tasked måler dette med visningen af flaskehalse i analytics: den mediantid, et projekt tilbringer i hver fase, beregnet ud fra de faktiske intervaller, der registreres, hver gang et projekt skifter fase. Når fasen Client review viser en median på fire dage mod en skabelonstandard på 72 timer, er tallet ikke et gæt; det er det, den seneste måneds projekter reelt har gjort. De samme intervaller danner grundlag for forslag til procesrevision, som peger på den fase, der konsekvent overskrider sin SLA, og foreslår en ændring af definitionen.

Visningen af flaskehalse er en del af analytics, som er inkluderet fra Professional-planen ($99 om måneden). På Starter-planen registreres faseintervallerne stadig på hvert enkelt projekt; det er den samlede visning, som den dyrere plan tilføjer.

Hvor godkendelserne ligger, og hvem der ejer dem

En godkendelse is en fase, ikke en kommentarstråd. I reklamefilm-skabelonen er der to: Script approval med en standard-SLA på 48 timer og Final cut approval med en standard på 72 timer. Begge er defineret som godkendelsesfaser, begge angiver en korrekturfase, og begge blokerer for overgangen fremad, indtil der er registreret en beslutning. Documentary-skabelonen udskifter manuskriptet med en godkendelse af treatment på 96 timer; Wedding film-skabelonen har en enkelt godkendelse af det endelige cut på 120 timer, da et brudepar ikke er en marketingafdeling.

Den person, der godkender, er normalt ikke bruger af produktet. Tasked giver dem en indgang til kundeportalen uden en konto: en kode, et link, et telefonnummer, der modtager en engangskode, eller en e-mail. Inde i kundeportalen kan de afspille deres cut, efterlade noter på en frame, godkende, godkende med ændringer eller afvise, uploade og downloade. En indgang kan begrænses til ét projekt eller til alt, hvad kunden har liggende hos studiet, og den kan indstilles til kun til visning.

Når en godkendelse overskrider sin SLA, kan studiet sende en påmindelse til hver enkelt indgang, der har tilladelse til at træffe beslutningen, via e-mail eller SMS, med en pause på tolv timer mellem påmindelser for den samme godkendelse. Påmindelsen henviser til kundeportalen og sender aldrig loginoplysninger igen. En indgang, der blev overleveret manuelt uden e-mail og telefon, falder tilbage på studiet, da kun studiet kan kontakte den pågældende kunde.

Tæl korrekturrunder i stedet for at skændes om dem

Det dyreste tal i et videotilbud is antallet af inkluderede korrekturrunder, og den mest almindelige tvist ved fakturering er, hvor mange der blev brugt. Tasked fastsætter et aftalt antal på hvert projekt (som standard to, op til halvtreds) og udleder det brugte antal direkte fra review-beslutningerne: en korrekturrunde er en review-session, der endte med en anmodning om ændringer eller en afvisning. En session, der endte med at blive godkendt, forbruger ingenting.

Når det brugte antal overstiger det aftalte, viser projektet overskridelsen som et tal, og en automatisering kan udløses ved samme begivenhed for at give produceren eller account manageren besked. Der opkræves intet inde i produktet; studiet fakturerer den ekstra korrekturrunde på sin egen faktura med dokumentationen i ryggen. Ændring af det aftalte antal registreres i revisionsloggen, både før og efter.

Hvad produceren ser på én skærm

De samme projekter kan vises som et board efter fase, en liste, en tabel, en tidslinje eller en kalender, og hver opsætning kan gemmes som en visning. Søgningen dækker opgaver, projekter, kommentarer og filer og returnerer et svar, ikke kun en liste: Hvis du spørger, hvilke cuts der venter på en bestemt kunde, returneres de pågældende cuts og svaret i en sætning.

Risiko beregnes i stedet for at blive indtastet manuelt. Hvert projekt får en score baseret på en række årsager - en fase, der har overskredet sin SLA, en ventende godkendelse, en tæt deadline eller korrekturrunder ud over det aftalte - så en producer, der spørger, hvorfor et projekt er i farezonen, kan læse årsagerne i stedet for blot at se en farve, som nogen har valgt. Den ugentlige ejer-rapport samler porteføljen, flaskehalsene og risikolisten i én besked.

• Board, liste, tabel, tidslinje og kalender er de gemte visningstyper, der er tilgængelige i dag.
• Risikoårsagerne er synlige på projektet, ikke skjult inde i scoren.
• Den ugentlige rapport sendes til ejeren af organisationen, ikke til alle medlemmer.

Automatiseringer, der følger dit workflow

En regel i Tasked skrives som en sætning: Når et cut flyttes til Final cut approval, skal du give account manageren besked; når et projekt overskrider sine aftalte korrekturrunder, skal du oprette en opgave til produceren. Sætningen kompileres til en regel, oversættes tilbage til almindeligt sprog, så forfatteren kan kontrollere, at den siger det, de mente, og simuleres over den seneste måneds reelle begivenheder i organisationen, før den aktiveres. Simuleringen viser, hvad reglen ville have gjort, så en regel, der ville have sendt fyrre e-mails, fanges, før den når at sende en eneste.

Triggere omfatter et faseskift, en godkendelsesbeslutning, en ny kommentar, en uploadet fil, en deadline inden for et vist antal timer, et ændret felt, korrekturgrænsen og en tidsplan. Handlinger omfatter oprettelse af en opgave, tildeling af en ansvarlig, flytning af fase, underretning i appen, via e-mail, SMS eller WhatsApp, afsendelse af en e-mail, udfyldelse af et felt, kald af en webhook og igangsættelse af et AI-forslag. Der er bevidst ingen slette- eller arkiveringshandling, som en regel kan udføre.

Levering, arkiv og vinduet på tredive dage

Delivery-fasen i videoskabelonerne er en arbejdsfase med en kort SLA (24 timer i Commercial og Corporate, 48 i Documentary og Wedding) og opgaver som eksport af leverancer i henhold til specifikationer eller upload af leveringsgalleriet. Filerne når kunden via download i kundeportalen eller via et delingslink, som kan være beskyttet med adgangskode, have en udløbsdato og en download-knap, og som kan tilbagekaldes.

Arkivering er en beslutning om, hvad der skal gemmes. En fil, der slettes i Tasked, bevarer sine data i organisationens opbevaringsperiode, som standard 30 dage, før den endelige sletning fjerner dem. Revisionsloggen kan kun tilføjes og bevares altid. Organisationens data kan eksporteres som en samlet pakke. Den tilhørende artikel om levering og arkivering gennemgår, hvad der er værd at gemme i disse tredive dage, og hvad der ikke er.