Le rapport propriétaire du lundi matin

Ce qu'il contient

Le rapport couvre une période de sept jours se terminant la veille de son envoi. Les données sont fixes ; les onze mêmes éléments sont présentés chaque semaine, toujours dans le même ordre, permettant ainsi au propriétaire de le parcourir en quelques minutes.

• Les tâches terminées cette semaine.
• Les tâches actuellement ouvertes et en retard.
• Les heures passées à attendre les clients.
• Le temps de cycle moyen de la semaine, ou une mention indiquant qu'il n'a pas été mesuré.
• Les jours sans données, le cas échéant, afin d'éviter de confondre une absence d'activité avec un bon résultat.
• Les trois étapes les plus lentes avec leur temps médian par étape.
• Les trois projets ayant le plus attendu un client, en minutes.
• Les trois personnes les plus occupées, avec leur charge de travail en minutes.
• Les trois projets les plus risqués, avec leur score et leur niveau de risque.

D'où proviennent les chiffres

Une tâche quotidienne regroupe les événements de chaque organisation en une ligne par jour pour l'organisation, pour chaque projet et pour chaque membre, et évalue le risque de retard de livraison de chaque projet. Les écrans d'analyse lisent ces lignes. Le rapport hebdomadaire consulte ces mêmes lignes via les cinq mêmes requêtes que les écrans : portefeuille, goulots d'étranglement, clients, charge de travail et risque.

C'est tout l'intérêt de cette conception. Le rapport et les écrans ne peuvent pas se contredire, car il n'y a qu'un seul calcul pour deux affichages. Si le rapport indique 14 tâches terminées, l'onglet du portefeuille en affichera 14.

Ce que l'IA est autorisée à faire

Une fois les données rassemblées, elles sont transmises à l'IA sous forme de liste de lignes contenant chacune un chiffre, accompagnée de deux règles : utiliser uniquement les chiffres fournis et ne rien inventer. Elle génère alors trois à cinq phrases et exactement trois suggestions d'actions, de la plus utile à la moins utile, chacune accompagnée d'une explication d'une ligne liée à l'un des chiffres de la liste.

On ne demande jamais de chiffres à l'IA, ce qui exclut tout risque d'invention de données. Elle écrit dans la langue du destinataire, en hébreu ou en anglais. L'IA accède aux données de l'organisation uniquement via la même interface que toutes les autres fonctionnalités d'IA, sous l'identité de l'utilisateur actif et dans la limite du budget de l'organisation.

Si la génération du texte échoue, le rapport n'est pas envoyé sous forme de tableau de chiffres vide de tout commentaire. L'e-mail attend la prochaine exécution, et la notification dans l'application s'affiche tout de même avec les chiffres clés, afin que le propriétaire dispose toujours des informations essentielles.

Par e-mail et dans l'application

L'e-mail contient le nom de l'organisation, la période concernée, les quatre chiffres clés, le texte explicatif, les trois actions suggérées et un bouton renvoyant vers l'écran d'analyse. La notification dans l'application affiche la période concernée en titre, le texte explicatif en corps de message, et ouvre ce même écran.

Les deux formats sont associés à l'organisation et à la semaine concernée, de sorte qu'une nouvelle exécution de la tâche ne génère pas de doublon. La tâche planifiée s'exécute le lundi matin, et le même code peut être lancé à la demande.

Le lire en cinq minutes

Comparez les quatre chiffres clés avec ceux de la semaine précédente. Lisez ensuite les trois listes de bas en haut : d'abord les projets les plus risqués, car c'est là qu'un appel client peut s'avérer nécessaire ; puis les personnes les plus occupées, car c'est là qu'une réattribution de tâches peut aider cette semaine ; enfin les étapes les plus lentes, car il s'agit de questions de processus pour le mois, et non pour la matinée.

Les trois actions suggérées constituent un point de départ, chacune étant liée à un chiffre. Suivez-en une, ignorez les deux autres, et le rapport aura rempli sa mission.

• Chiffres clés : à comparer avec la semaine dernière.
• Projets les plus risqués : qui appeler aujourd'hui.
• Personnes les plus occupées : que réattribuer cette semaine.
• Étapes les plus lentes : quels points aborder lors de l'audit des processus.

Ce qu'il n'est pas

Le rapport n'est pas un tableau de bord à configurer ; sa structure est fixe et il reprend les cinq mêmes vues que l'écran d'analyse. Il ne remplace pas l'ouverture des tableaux ; il vous indique simplement quel tableau ouvrir en premier. Enfin, il ne s'agit pas d'une prévision : chaque chiffre est un décompte, un total, une médiane ou un score de risque enregistré, autant d'éléments que vous pouvez retrouver sur les écrans vers lesquels il renvoie.