Akceptacja klienta przed kolorem i dostarczeniem

Dlaczego akceptacja odbywa się przed kolorem

Kolor i dźwięk robi się raz, na zablokowanym obrazie. Akceptacja, która następuje po korekcji barwnej, może cofnąć kolorystę do samego początku, dlatego szablony wideo umieszczają decyzję klienta przed etapem dostarczenia, na którym odbywa się korekcja, miks dźwięku i eksport. W szablonie Spot zadaniami na etapie dostarczenia są „Korekcja barwna i miks dźwięku” oraz „Eksport produktów końcowych według specyfikacji”, a sam etap jest dostępny tylko po uzyskaniu akceptacji ostatecznej wersji montażowej.

Etap akceptacji określa swój etap poprawek. Gdy klient prosi o zmiany, projekt przechodzi do etapu Montaż, a nie do jakiegoś ogólnego „w toku”; gdy klient akceptuje, projekt przechodzi do etapu Dostarczenie. Dwa wyjścia z tego etapu to dwie odpowiedzi, jakie może dać klient, i nie ma trzeciego wejścia, przez które wersja montażowa mogłaby się prześlizgnąć.

Cztery wejścia do portalu

Klient nie tworzy konta. Studio generuje jedno z czterech rodzajów wejść: kod wpisywany przez klienta, otwierany przez niego link, numer telefonu, na który przychodzi jednorazowy kod SMS, lub adres e-mail. Wejście domyślnie korzysta z danych kontaktowych klienta, a podanie konkretnego adresu ma pierwszeństwo, dzięki czemu zaproszenie trafia do osoby decyzyjnej, a nie na adres do fakturowania.

Wejście może być ograniczone do jednego projektu lub obejmować wszystko, co klient realizuje ze studiem. Może mieć status tylko do odczytu – dla osób, które dodają komentarze, ale nie podejmują decyzji. Domyślnie wygasa po 30 dniach, po okresie ustawionym przez studio lub nigdy. Można je unieważnić w dowolnym momencie, a studio widzi historię jego użycia. Wejście jest tworzone i dostarczane w jednym kroku, a dane uwierzytelniające nigdy nie są przechowywane w czytelnej formie, więc przypomnienie nie może ich wysłać ponownie; przypomnienie kieruje do portalu, a klient wchodzi w ten sam sposób, w jaki wszedł za pierwszym razem.

Co klient może zrobić w środku

Wewnątrz portalu klient odtwarza wersję montażową w jej źródłowym klatkażu i zostawia uwagi na klatkach z przypisanym czasem. Klient może przesyłać pliki, pobierać materiały udostępnione przez studio oraz czytać wątek dyskusji ze studiem.

Decyzja może być jedna z trzech: zaakceptuj, zaakceptuj z poprawkami lub odrzuć. Akceptacja przesuwa projekt do przodu. Opcje „zaakceptuj z poprawkami” oraz „odrzuć” cofają wersję montażową do etapu poprawek i każda z nich zużywa jedną z uzgodnionych rund poprawek. Decyzja zamyka sesję recenzji; kolejna runda to nowa sesja nad nową wersją, co pozwala zachować rzetelną historię uwag.

• Uwagi z czasem przypisanym do źródłowego klatkażu: 23.976, 24, 25, 29.97, 30, 50, 59.94 i 60.
• Zaakceptuj, zaakceptuj z poprawkami, odrzuć.
• Przesyłanie, pobieranie oraz wątek dyskusji ze studiem.

SLA i przypomnienie

Każdy etap akceptacji ma określony SLA w godzinach. Domyślne wartości szablonów to 48 godzin na akceptację scenopisu i 72 godziny na akceptację ostatecznej wersji montażowej w szablonie Spot; 72 i 72 w szablonie Wideo korporacyjne; 96 na treatment i 120 na ostateczną wersję montażową w szablonie Film dokumentalny; 120 na gotowe filmy w szablonie Film ślubny. Są to wartości domyślne, a każdy projekt może mieć ustawione własne.

Gdy akceptacja oczekuje, studio może wysłać przypomnienie. Trafia ono do każdego aktywnego wejścia, które ma uprawnienia do podjęcia decyzji o tej akceptacji i z którym można się skontaktować przez e-mail lub SMS. Przypomnienie informuje, która akceptacja oczekuje, i kieruje do portalu. Między przypomnieniami dotyczącymi tej samej akceptacji obowiązuje dwunastogodzinny czas oczekiwania, dzięki czemu klient nie jest ponaglany dwukrotnie w ciągu jednego popołudnia. Jeśli wejście nie ma przypisanego adresu e-mail ani telefonu i zostało przekazane osobiście, kontakt z nim jest niemożliwy, a przypomnienie wraca do studia – jedynej strony, która może ponaglić takiego klienta.

Ślad, jaki pozostawia po sobie akceptacja

Akceptacja w wiadomości e-mail to tylko zdanie, które ktoś musi potem odnaleźć. Akceptacja w Tasked to decyzja zapisana przy konkretnej wersji, wraz z informacją o osobie, która ją podjęła, oraz o czasie – wszystko w rejestrze aktywności, do którego można jedynie dopisywać nowe pozycje: nic w produkcie nie pozwala na edycję ani usunięcie wpisu w rejestrze. Runda poprawek, którą ta decyzja ewentualnie zużyła, jest określana na podstawie tej samej decyzji.

To właśnie ten zapis producent odczytuje sześć tygodni później, gdy klient pyta, dlaczego film ma starą planszę końcową. Wersja, którą klient zaakceptował, jest na miejscu; uwagi do niej są na miejscu; decyzja również tam jest. Obok nich znajdują się brief oraz termin projektu.

Akceptacja automatyczna oraz akceptacja w imieniu klienta

Decyzja o akceptacji to zdarzenie, na które mogą reagować automatyzacje: zdanie „gdy ostateczna wersja montażowa zostanie zaakceptowana, powiadom kolorystę i utwórz zadanie eksportu” jest kompilowane w regułę, tłumaczone wstecznie w celu weryfikacji i symulowane na podstawie danych z ostatniego miesiąca przed jego uruchomieniem. Wyzwalacz zbliżającego się terminu może utworzyć zadanie przypomnienia dla producenta, gdy do upływu SLA akceptacji pozostały 24 godziny.

Gdy klient wyraża akceptację telefonicznie, członek zespołu studia może zarejestrować tę decyzję, a w zapisie jako osoba rejestrująca pojawi się ten członek zespołu, a nie wejście do portalu. Szablon Wideo korporacyjne dodaje etap Recenzja klienta przed ostateczną akceptacją (z czasem 72 godzin), aby opiekun klienta mógł najpierw zebrać jego uwagi.