Kundegodkjenning før farge og levering
Kunden godkjenner bildet før farge og levering gjennom en portal som ikke krever konto: de logger inn med en kode, en lenke, et telefonnummer eller en e-post, ser på klippet, legger igjen kommentarer på framen, og velger å godkjenne, godkjenne med endringer eller avvise. Beslutningen registreres med person, tidspunkt og versjon, arbeidsflyten går bare videre til levering ved en godkjenning, og en forespørsel om endringer sender klippet tilbake til redigeringssteget. I reklamefilm-malen har godkjenningen av endelig klipp en standard SLA på 72 timer, med påminnelser til kunden maksimalt hver tolvte time.
Hvorfor godkjenningen ligger før farge
Farge og lyd gjøres én gang, på et låst bilde. En godkjenning som kommer etter fargekorrigeringen er en godkjenning som kan sende coloristen tilbake til start, så videomalene legger kundens beslutning før Delivery-steget, som er der fargekorrigering, lydmiks og eksport foregår. I reklamefilm-malen er oppgavene i Delivery-steget 'Color grade and sound mix' og 'Export deliverables per spec', og steget kan bare nås fra en innvilget Final cut-godkjenning.
Godkjenningssteget angir sitt eget utbedringssteg. Når kunden ber om endringer, flyttes prosjektet til Edit, ikke til en generisk 'under arbeid'; når kunden godkjenner, flyttes det til Delivery. Stegets to utganger er de to svarene en kunde kan gi, og det finnes ingen tredje inngang et klipp kan slippe gjennom.
De fire inngangene til portalen
Kunden oppretter ikke en konto. Studioet oppretter en inngang av én av fire typer: en kode kunden taster inn, en lenke kunden åpner, et telefonnummer som mottar en engangskode på SMS, eller en e-postadresse. Inngangen bruker som standard kundens egne kontaktopplysninger, og en spesifikk adresse på inngangen overstyrer dette, slik at invitasjonen når personen som tar beslutningen i stedet for fakturaadressen.
En inngang kan begrenses til et enkelt prosjekt eller til alt kunden har hos studioet. Den kan være skrivebeskyttet, for personer som kommenterer, men ikke tar beslutninger. Den utløper som standard etter 30 dager, eller etter en periode studioet velger, eller aldri. Den kan trekkes tilbake når som helst, og studioet kan se hva den har blitt brukt til. Inngangen opprettes og leveres i ett enkelt steg, og påloggingsinformasjonen lagres aldri i lesbar form, så en påminnelse kan ikke sende den på nytt; en påminnelse peker på portalen, og kunden logger inn på samme måte som de kom inn.
Hva kunden kan gjøre på innsiden
Inne i portalen kan kunden spille av klippet med kildens framerate og legge igjen kommentarer på framen, knyttet til tidskoden. Kunden kan laste opp filer og laste ned det studioet har delt, og kan lese tråden med studioet.
Beslutningen er én av tre: godkjenn, godkjenn med endringer eller avvis. Godkjenning flytter prosjektet fremover. Godkjenning med endringer og avvisning sender begge klippet tilbake til utbedringssteget, og begge bruker opp en av de avtalte korrekturrundene. Beslutningen avslutter gjennomgangsøkten; neste runde er en ny økt på en ny versjon, noe som sikrer at kommentarhistorikken forblir pålitelig.
- Tidsbestemte kommentarer med kildens framerate: 23,976, 24, 25, 29,97, 30, 50, 59,94 og 60.
- Godkjenn, godkjenn med endringer, avvis.
- Opplasting, nedlasting og tråden med studioet.
SLA og påminnelsen
Hvert godkjenningssteg har en SLA i timer. Standardinnstillingene i malene er 48 timer for manusgodkjenning og 72 for godkjenning av endelig klipp i reklamefilm; 72 og 72 i Corporate video; 96 for treatment og 120 for endelig klipp i Documentary; 120 for de endelige filmene i Wedding film. Dette er standardverdier, og et prosjekt kan definere sine egne.
Når en godkjenning venter, kan studioet sende en påminnelse. Den går til alle aktive innganger som har tillatelse til å beslutte denne godkjenningen og som kan nås via e-post eller SMS. Den opplyser om hvilken godkjenning som venter, og peker på portalen. Det er en karensperiode på tolv timer mellom påminnelser for samme godkjenning, slik at en kunde ikke blir purret på to ganger i løpet av en ettermiddag. En inngang uten e-post og telefon, som overleveres manuelt, kan ikke nås, og påminnelsen faller tilbake på studioet, som er den eneste parten som kan purre på den kunden.
Sporet en godkjenning etterlater seg
En godkjenning i en e-post er bare en setning noen må lete etter. En godkjenning i Tasked er en beslutning registrert mot en versjon, med personen som tok den og tidspunktet, i en revisjonslogg som er skrivebeskyttet: ingenting i produktet kan redigere eller slette en rad i revisjonsloggen. Korrekturrunden den eventuelt brukte, utledes fra den samme beslutningen.
Dette sporet er det en produsent leser seks uker senere når kunden spør hvorfor filmen har den gamle slutteksten. Versjonen kunden godkjente er der, kommentarene til den er der, og beslutningen er der. Prosjektets brief og frist ligger rett ved siden av.
Godkjenning via automatisering, og godkjenning på vegne av kunden
Godkjenningsbeslutningen er en hendelse automatiseringer kan reagere på: 'når endelig klipp er godkjent, varsle coloristen og opprett eksportoppgaven' er en setning som kompileres til en regel, oversettes tilbake for kontroll og simuleres over den siste måneden før den kjører. En trigger for nært forestående frist kan opprette påminnelsesoppgaven for en produsent når en godkjenning er 24 timer unna sin SLA.
Når en kunde godkjenner over telefon, kan et medlem av studioet registrere beslutningen, og loggen viser dette medlemmet i stedet for en portalinngang som den som registrerte det. Corporate video-malen legger til et Client review-steg før den endelige godkjenningen, på 72 timer, slik at kundenansvarlig kan samle inn kundens kommentarer først.
Spørsmål som ofte dukker opp
- Må kunden installere noe eller registrere seg?
- Nei. Kunden åpner portalen med en kode, en lenke, en engangskode sendt til telefonen eller en e-post. Den fungerer i nettleseren, både på mobil og på datamaskin.
- Kan to personer hos kunden godkjenne?
- Ja. Hver person får sin egen inngang som kan ta beslutningen, og hver beslutning registreres på personen som tok den.
- Hvor ofte får kunden påminnelser?
- Maksimalt hver tolvte time for samme godkjenning, via e-post eller SMS, med en peker til portalen.
- Hva skjer hvis kunden avviser klippet?
- Prosjektet går tilbake til utbedringssteget som er angitt av godkjenningssteget, Edit i videomalene, og én korrekturrunde brukes opp.
- Kan godkjenningen endres senere?
- En gjennomgangsøkt avsluttes med sin beslutning og gjenåpnes ikke. Neste runde er en ny økt på en ny versjon. Den opprinnelige beslutningen blir stående i revisjonsloggen.