Ein Video-Briefing schreiben, das den Schnitt überlebt

Was ein Briefing beantworten muss, bevor der Schnitt beginnt

Die meisten Briefings beschreiben den Film. Nur wenige beschreiben den Job. Ein Briefing, das einen „energetischen, 60-sekündigen Brand-Film für Social Media“ ankündigt, verrät dem Editor fast nichts, was für den Schnitt entscheidend ist: welche Plattformen und somit welche Seitenverhältnisse; welche Längenbegrenzungen und somit welche Cutdowns; mit welcher Framerate das Footage geliefert wird; wer das letzte Wort hat; und wie oft der Kunde Änderungen anfordern darf, bevor diese Geld kosten.

Das Briefing, das überlebt, ist dasjenige, dessen Antworten am Ende überprüft werden können. „Drei Deliverables: 60 Sekunden in 16:9, 30 Sekunden in 16:9, 15 Sekunden in 9:16, alle mit 25 fps, geliefert bis zum 30., freigegeben durch den Marketingleiter, zwei Korrekturschleifen inklusive“ ist ein Satz, an dem ein Producer ein Projekt messen kann. Alles andere im Briefing ist nützlich; dieser Satz ist der Vertrag.

• Deliverables: Anzahl, Länge, Seitenverhältnis, Framerate, Dateiformat.
• Deadline: ein Datum für das freigegebene Master und das Datum, an dem die Materialien des Kunden fällig sind.
• Freigebender: ein Name sowie die Namen der Personen, die nur kommentieren, aber nicht entscheiden.
• Korrekturschleifen: die im Preis enthaltene Anzahl.
• Materialien: was der Kunde liefert und bis wann.

Die Briefing-Phase ist eine Schranke, kein Dokument

In den fünf Video-Vorlagen ist die erste Phase das Briefing (Buchung in der Hochzeitsfilm-Vorlage, Recherche bei Dokumentarfilmen). Es handelt sich um eine Arbeitsphase mit Tasks: in der Werbespot-Vorlage „Kundenbriefing und Referenzen einholen“ für den Account Manager und „Budget, Deliverables und Deadline bestätigen“ für den Producer, mit hoher Priorität. Die Phase hat eine Standard-SLA von 48 Stunden.

Die Phase kann erst verlassen werden, wenn jeder Task darin erledigt ist. Der Übergang von Briefing zu Skript in der Werbespot-Vorlage hat eine einzige Bedingung, nämlich dass alle Checklistenpunkte abgeschlossen sind, und der Workflow erzwingt dies. Ein Projekt, dessen Budget nie bestätigt wurde, erreicht nicht klammheimlich den Dreh; es bleibt in der Briefing-Phase hängen, überschreitet seine SLA und ist in der Engpass-Ansicht und bei den Risikofaktoren sichtbar.

Der Text des Briefings selbst liegt auf dem Projekt in einem Briefing-Feld, sodass der Editor, the Producer und später die Person, die eine Rechnungsreklamation bearbeitet, alle dieselben Worte lesen. Das Projekt hat außerdem einen Abgabetermin, den der Auslöser für nahende Deadlines in den Automatisierungen ausliest.

Deliverables mit Zahlen, die der Review-Player überprüfen kann

Die Framerate ist die Zahl, die in Briefings am häufigsten ausgelassen wird, und sie entscheidet darüber, ob der Kommentar eines Kunden auf dem richtigen Frame landet. Der Review-Player von Tasked arbeitet bei acht Frameraten absolut exakt: 23,976, 24, 25, 29,97, 30, 50, 59,94 und 60. Jede Umrechnung zwischen einem Timecode und einem Zeitpunkt erfolgt als Ganzzahlarithmetik auf Basis des exakten Verhältnisses (24000/1001 statt 23,976), sodass ein Kommentar am Ende einer Stunde Material mit 23,976 fps nicht um drei Frames verschoben ist.

Eine Datei mit einer Framerate außerhalb dieser Liste wird für die Frame-Berechnung abgelehnt, anstatt sie nur anzunähern. Denn ein Kommentar auf dem falschen Frame ist schlimmer als ein Player, der meldet, dass er für diese Datei keine Frame-Berechnung durchführen kann. Die Framerate direkt in das Briefing zu schreiben, stellt sicher, dass das Footage mit einer Rate geliefert wird, auf die sich die Kommentare verlassen können.

Länge und Seitenverhältnis entscheiden über die Cutdowns, und jeder Cutdown ist eine eigene Version im Review. Ein Briefing, das drei Deliverables nennt, erzeugt drei freizugebende Elemente, und die Freigabe-Phase sollte genau das widerspiegeln.

Wer freigibt und wie sie Zugang erhalten

Ein Briefing, das „den Kunden“ als Freigebenden nennt, nennt im Grunde niemanden. Tasked fragt nach einer konkreten Person, weil der Zugang für eine Person ausgestellt wird: ein Code, a Link, eine Telefonnummer, die einen Einmalcode empfängt, oder eine E-Mail-Adresse. Der Zugang greift standardmäßig auf die Kontaktdaten des Kunden zurück, wobei eine explizite Adresse für den Zugang Vorrang hat. So kann ein Producer gezielt den Marketingleiter einladen und nicht den Ansprechpartner für die Rechnungsstellung.

Ein Zugang kann auf ein einzelnes Projekt oder auf alles, was der Kunde beim Studio hat, beschränkt werden und kann schreibgeschützt sein. Wer nur kommentiert, erhält einen schreibgeschützten Zugang; der Freigebende erhält einen Zugang mit Entscheidungsbefugnis. Wenn die Freigabe später ihre SLA überschreitet, geht die Erinnerung an die Zugänge mit Entscheidungsbefugnis, nicht an die Kommentierenden. Ein Zugang läuft standardmäßig nach 30 Tagen ab, es sei denn, das Studio legt einen anderen Zeitraum oder gar keinen fest.

Korrekturschleifen im Briefing und im Projekt verankern

Die Anzahl der im Angebot enthaltenen Korrekturschleifen ist die Zahl, über die später am ehesten gestritten wird. Sie gehört daher ins Briefing und ins Projekt. Tasked speichert für jedes aus einer Video-Vorlage erstellte Projekt eine vereinbarte Anzahl - standardmäßig zwei, bis zu fünfzig. Die Anzahl der genutzten Schleifen leitet sich aus den Review-Entscheidungen ab: Eine Sitzung, die mit einer Änderungsaufforderung oder einer Ablehnung endete, gilt als Korrekturschleife; eine Sitzung, die mit einer Freigabe endete, nicht.

Eine nachträgliche Änderung der vereinbarten Anzahl ist zulässig und wird mit dem Wert vor und nach der Änderung im Audit-Log protokolliert. So bleibt der Verlauf auch dann erhalten, wenn ein Projekt mit zwei Korrekturschleifen verkauft und später auf drei nachverhandelt wurde. Der ergänzende Artikel über Korrekturschleifen beschreibt, was passiert, wenn die Anzahl die Vereinbarung überschreitet.

Die Materialien, die das Briefing verspricht

Der letzte Abschnitt eines erfolgreichen Briefings ist eine Liste dessen, was der Kunde liefern muss: das Logo im Vektorformat, die Hausschriften, die Produktaufnahmen, die Musiklizenz, die korrekt geschriebenen Namen der Interviewpartner. Jeder Punkt ist ein Task mit einem Verantwortlichen und einem Abgabetermin, und jeder Punkt kann vom Kunden ohne Account über das Kundenportal hochgeladen werden.

In Tasked kann diese Liste als Tasks in der Briefing-Phase erstellt werden, sodass die Phase nicht geschlossen werden kann, solange ein Punkt offen ist, oder alternativ als Tasks, die die Schnitt-Phase blockieren. So oder so wird das fehlende Logo zu einem sichtbaren, offenen Task statt zu einer Nachricht in einem Chat-Verlauf. Der nächste Artikel in dieser Reihe befasst sich mit der Beschaffung dieser Materialien.