Når din procesdefinition er forkert

Resultatet

Auditten læser de registrerede intervaller for hver fase i organisationen. For hver fase rapporterer den, hvor mange intervaller den har målt, mediantiden i minutter for fasen, SLA-timerne for den pågældende fase, og hvor mange intervaller der varede længere end disse timer. Faserne vises med de langsomste først, så det første resultat er det, der betyder mest.

Resultatet er formuleret i et letforståeligt sprog i forslaget: fasen tog så mange minutter i median og blev overskredet så mange gange. Der er ingen score, der skal tolkes; hvert tal i sætningen er en optælling eller en median baseret på rækker, du kan åbne.

Forslaget

For en fase med en SLA går forslaget ud på at flytte disse timer til den fase, auditten angiver. For en fase helt uden SLA går forslaget ud på at måle den, før der fastsættes en, da et tal, der er sat uden historik, netop er det, denne funktion er sat i verden for at fange.

Forslaget gemmes som en forslagsrække, ligesom en automatisering kompileret ud fra en sætning: beskrevet i et letforståeligt sprog, simuleret og inaktivt, indtil en person godkender det. At generere forslaget koster ingenting og kalder ikke på nogen model; det er ren aritmetik over intervaller.

Simuleringen

Før du beslutter dig, kører auditten den foreslåede regel over de seneste 30 dage og rapporterer, hvad der ville være sket. Den tæller overskridelser under den nuværende regel og overskridelser under den foreslåede, og opdeler forskellen i tre tal: sande positive, de overskridelser, begge regler fanger; falske positive, dem, den foreslåede regel ville tilføje; og falske negative, dem, den ville holde op med at fange.

Det er den sætning, planen for denne funktion blev bygget op omkring: så mange reelle overskridelser fanget i stedet for så mange falske alarmer. Hvis den foreslåede regel fanger færre reelle problemer, end den fjerner falske, kan du se det, før den ændrer noget som helst.

• Overskridelser før: under den nuværende SLA.
• Overskridelser efter: under den foreslåede placering.
• Sande positive, falske positive, falske negative: forskellen, navngivet.

Godkendelse opdaterer skabelonen, og kun skabelonen

Når du godkender, skrives de korrigerede SLA-timer på den angivne fase i dine workflow-skabeloner, og resuméet viser, hvor mange skabeloner der blev berørt. Fra det øjeblik starter hvert nyt projekt af den type med de korrigerede timer. Intet på et aktivt board ændres, og resuméet angiver dette eksplicit.

Dette er den sikre, reversible del. En redigering af en skabelon påvirker kun projekter, der endnu ikke eksisterer; den kan ikke gøre en opgave, der var til tiden i går, overskredet i dag.

Aktive boards, ét ad gangen, auditeret

Efter godkendelse viser review-skærmen de aktive projekter, hvis igangværende fase stadig har de gamle timer, med projektnavn, de nuværende og foreslåede timer samt antallet af åbne opgaver i den fase. Du vælger, hvilke der skal opdateres. Opdatering af ét projekt opdaterer projektets fase og opretter én audit-hændelse; at opdatere ingen er et gyldigt valg.

Skrivningen til en aktiv fase er begrænset: den ændrer SLA-timer, navn, farve eller roller, og nægter at ændre en fases nøgle eller type, mens der er opgaver i den, fordi ændring af en fases type under en opgave ændrer, om der kræves en godkendelse.

Historikken ændres ikke bagudrettet. Hvert registreret interval beholder de SLA-timer, der var gældende, da det blev oprettet, så en audit, der køres i næste måned, stadig rapporterer forrige måned ud fra forrige måneds regel.

Hvorfor det ikke sker automatisk overalt

Det oplagte design ville være ét klik, der retter skabelonen og alle aktive boards. Det er dog forkert, og beslutningsloggen for denne funktion forklarer hvorfor: At ændre en SLA på et aktivt board ændrer definitionen af det, produktet allerede har meldt ud. En opgave, der var inden for sine 48 timer, bliver pludselig overskredet, en eskalering, der aldrig blev udløst, ser ud som om den burde have været det, og en kunde, der fik at vide, at projektet kørte efter planen, har fået noget at vide, som produktet nu modsiger.

Derfor sker udrulningen gradvist, og den er baseret på tilvalg pr. projekt med en tilhørende audit-række for hver. En organisation, der ønsker, at dens aktive boards automatisk holdes synkroniseret med skabelonen, kan ikke få dette som en indstilling, og denne begrænsning er helt bevidst.