Round di revisione concordati rispetto a cosa succede davvero
In Tasked un progetto prevede il numero di round di revisione concordati con il cliente - 2 di default, da 0 a 50 - e il prodotto conta i round effettivamente utilizzati: un round corrisponde a una review di una versione che ha richiesto ulteriori modifiche. Un'approvazione semplice non viene conteggiata. Quando i round utilizzati superano quelli concordati, la board mostra quanti round sono fatturabili, viene registrata una riga di audit per ogni round extra e un'automazione può intervenire di conseguenza. Tasked non fattura al cliente per questo; lo fa lo studio.
Cos'è un round
Il preventivo per un video viene calcolato in round. Includere due round di revisione significa che il cliente può richiedere modifiche due volte; la terza volta costa, e ogni studio sa che la terza volta è quella che o si fattura o si offre a proprie spese. La maggior parte degli studi tiene traccia di questo su un foglio di calcolo e se ne accorge troppo tardi.
Tasked non si inventa i round da contare. Un round è una singola sessione di review: una versione dell'asset sottoposta a verifica. Si apre all'inizio della review e si chiude quando viene registrato un verdetto, e non viene mai riaperto; il round successivo è una nuova sessione su una nuova versione, il che mantiene trasparente la cronologia dei commenti. Quindi un round ha esattamente un verdetto, e contare i verdetti significa contare i round.
Un round appartiene al progetto per cui è stata fatta la review, registrato nel momento in cui si apre. Un asset può essere spostato in un'altra cartella il mese successivo; il round rimane associato al progetto preventivato. La review di un file non associato ad alcun progetto non appartiene a nessun preventivo e non viene conteggiata da nessuna parte.
Quali round vengono conteggiati
Un round viene conteggiato rispetto al numero concordato quando il suo verdetto richiede ulteriori modifiche. "Approvato con modifiche" conta, perché un sì con note è comunque un altro passaggio. "Rifiutato" conta. Un semplice "Approvato" non conta: il lavoro è terminato lì e nulla è stato rifatto.
Una richiesta di modifica dal portale clienti segue la stessa regola. Quando la task di approvazione ha una stanza di review aperta, il verdetto del portale viene registrato anche nella stanza, quindi il round che ha chiuso viene conteggiato esattamente come un round chiuso dallo studio stesso.
Questo corrisponde a come è stato calcolato il preventivo. La seconda consegna che riceve note è il round due; la terza è quella che costa.
Il numero concordato
Ogni progetto prevede un numero concordato di round. Il valore predefinito è 2, che è quanto solitamente previsto in un preventivo per uno spot. Zero è un valore valido e significa che non sono incluse revisioni, quindi ogni round è fatturabile. Il limite massimo è 50, che non è un limite del prodotto ma una protezione contro un eventuale errore di battitura.
Il numero viene impostato sul progetto da chiunque possa modificarlo, e ogni modifica viene registrata con l'autore del cambiamento e i valori precedente e successivo. Si tratta di una condizione commerciale del lavoro, e lo studio ne conserva una traccia.
Superare il limite
Superato significa che i round utilizzati sono strettamente superiori a quelli concordati. Concordare due round e usarne due rispetta esattamente l'accordo, non è una violazione. L'eccedenza è un conteggio (utilizzati meno concordati), poiché ogni round extra è fatturabile separatamente; non si tratta mai di un semplice indicatore sì/no.
Tre diverse sezioni mostrano questo dato, attingendo a un'unica fonte. La board mostra i round utilizzati, i round concordati e, una volta superato il limite, quanti round sono fatturabili. Viene registrata una riga di audit per ogni round oltre il limite, con il conteggio del round e la sessione di review, che costituisce la prova su cui lo studio si basa per emettere la fattura. Inoltre, viene attivato un evento di dominio per ogni round extra, in modo che un'automazione possa agire di conseguenza: quando un progetto supera i suoi round, avvisa il producer e invia un'email al cliente.
L'evento si attiva per ogni singolo round oltre il numero concordato, non una sola volta per progetto. Se il cliente richiede modifiche tre volte in più, una regola che prevede di avvisare il producer si attiverà tre volte, poiché ognuna di queste rappresenta una riga separata in fattura.
Perché il conteggio viene calcolato ogni volta
Il conteggio non viene mai memorizzato. Un contatore memorizzato perderebbe precisione la prima volta che un asset viene eliminato, una review viene rimossa con esso o un progetto viene unito; e un numero impreciso su cui lo studio basa la fattura è peggio di nessun numero. Ogni volta che la board o il percorso decisionale lo richiedono, il conteggio viene calcolato con una singola query sui verdetti registrati delle review del progetto.
Questo fa sì che l'accuratezza del conteggio dipenda interamente dal flusso di review. Uno studio che invia i cut via email e non apre mai una review otterrà un conteggio pari a zero round, il che è corretto: Tasked può contare solo ciò che vede. Il modo per ottenere il conteggio è sottoporre ogni versione a una review, nella stanza o tramite il portale clienti.
Una conseguenza del calcolo dinamico: se la regola su quali verdetti conteggiare dovesse cambiare, ogni numero storico cambierebbe di conseguenza. Questo è il prezzo da pagare per non memorizzare il conteggio, ed è il prezzo giusto; l'alternativa sarebbe avere due epoche di righe con significati diversi.
Trasformarlo in denaro
Tasked non addebita a nessuno i round extra. L'abbonamento a Tasked serve a gestire il lavoro dello studio, mentre il denaro per il terzo round passa direttamente tra lo studio e il suo cliente, nella fattura dello studio stesso. Ciò che il prodotto fornisce è il numero, la segnalazione e la registrazione: una board che indica che il round tre è fatturabile, una riga di audit che indica quando è iniziato e un evento che una regola può trasformare in un'email al cliente il giorno stesso in cui si verifica.
Il simulatore di automazione, che riproduce l'ultimo mese prima dell'attivazione di una regola, segnala zero attivazioni passate per una regola attivata dall'evento dei round, poiché il conteggio dei round su una finestra di 30 giorni non corrisponde al conteggio dei round del progetto. Mostra zero anziché un numero errato ma apparentemente sicuro.
- Round concordati: 2 di default, da 0 a 50, registrati a ogni modifica.
- Un round viene conteggiato quando il verdetto richiede ulteriori modifiche; un'approvazione semplice no.
- Oltre il limite: la board indica quanti sono fatturabili, una riga di audit per ogni round extra, un evento per ogni round extra.
Domande frequenti
- La richiesta di modifiche da parte di un cliente tramite il portale viene conteggiata come un round?
- Sì. Si tratta di un verdetto che richiede ulteriori modifiche su una versione, quindi chiude un round e viene conteggiato rispetto al numero concordato. Un'approvazione semplice dal portale non viene conteggiata.
- E se non avessimo concordato alcuna revisione?
- Imposta il numero concordato su 0. In questo modo ogni round risulterà oltre il limite, e ciascuno di essi verrà segnalato e registrato come fatturabile.
- Tasked fattura al cliente il round extra?
- No. Tasked lo segnala e lo registra. Lo studio emette fattura al proprio cliente in autonomia, potendo fare riferimento alla board e alla riga di audit.
- Cosa succede se una versione viene eliminata?
- Il conteggio viene ricalcolato a partire dai verdetti registrati ogni volta che viene letto, quindi riflette ciò che è effettivamente registrato al momento, anziché un contatore che non corrisponde più ai dati.
- Possiamo essere avvisati nel momento in cui un cliente supera i round concordati?
- Sì. Un evento di dominio si attiva a ogni round extra e un'automazione scritta come una frase può avvisare il produttore e inviare un'e-mail al cliente quando questo accade.