Eierapporten for mandag morgen

Hva den inneholder

Rapporten dekker et tidsrom på syv dager som avsluttes dagen før den sendes. Faktaene er faste; de samme elleve punktene kommer hver uke, i samme rekkefølge, slik at eieren lærer seg å lese den på få minutter.

• Fullførte oppgaver denne uken.
• Åpne nå, og forsinkede nå.
• Timer brukt på å vente på kunder.
• Gjennomsnittlig syklustid for uken, eller en merknad om at det ikke ble målt.
• Dager uten data, om noen, slik at et lavt tall ikke forveksles med et godt resultat.
• De tre tregeste stegene med deres mediantid i steget.
• De tre prosjektene som har ventet lengst på en kunde, i minutter.
• De tre travleste personene, med deres arbeidsbelastning i minutter.
• De tre mest risikofylte prosjektene, med poengsum og risikonivå.

Hvor tallene kommer fra

En daglig jobb samler hver organisasjons hendelser i én rad per dag for organisasjonen, for hvert prosjekt og for hvert medlem, og beregner en risikoscore for forsinket levering for hvert prosjekt. Analyseskjermene leser disse radene. Den ukentlige rapporten leser de samme radene gjennom de samme fem spørringene som skjermene bruker: portefølje, flaskehalser, kunder, arbeidsbelastning og risiko.

Dette er selve poenget med designet. Rapporten og skjermene kan ikke være uenige, fordi det er én beregning og to lesere. Hvis rapporten sier 14 fullførte, sier porteføljefanen 14.

Hva AI-en har lov til å gjøre

Etter at faktaene er samlet inn, overleveres de til AI-en som en liste med linjer med ett tall på hver, sammen med to regler: bruk kun tallene over, og ikke finn på noe. Den returnerer tre til fem setninger og nøyaktig tre foreslåtte handlinger, med den mest nyttige først, hver med en begrunnelse på én linje knyttet til et av de oppførte tallene.

AI-en blir aldri bedt om å oppgi et tall, så det er ingen mulighet for at et oppspikt tall sniker seg inn. Den skriver på mottakerens språk, hebraisk eller engelsk. AI-en får kun tilgang til organisasjonens data gjennom det samme grensesnittet som alle andre AI-funksjoner bruker, under den aktive brukeren og organisasjonens eget budsjett.

Hvis den skriftlige oppsummeringen ikke lar seg generere, sendes ikke rapporten som en tabell med tall med et tomrom der ordene skulle ha vært. E-posten venter til neste kjøring, og oppføringen i appen leveres uansett med hovedtallene, slik at eieren aldri står uten fakta.

På e-post og i appen

E-posten inneholder organisasjonsnavnet, datointervallet, de fire hovedtallene, den skriftlige oppsummeringen, de tre handlingene og en knapp til analyseskjermen. Varslingen i appen har datointervallet som tittel, oppsummeringen som brødtekst, og åpner den samme skjermen.

Begge er knyttet til organisasjonen og uken, slik at en ny kjøring av jobben ikke produserer en duplikat. Den planlagte jobben kjører mandag morgen, og den samme kodebanen kan kjøres ved behov.

Les den på fem minutter

Les de fire hovedtallene opp mot forrige ukes tall. Les deretter de tre listene nedenfra og opp: de mest risikofylte prosjektene først, fordi det er der det kan være behov for en telefonsamtale med kunden; de travleste personene etterpå, fordi det er der en omfordeling av oppgaver hjelper denne uken; de tregeste stegene til slutt, fordi det er prosessrelaterte spørsmål for måneden, ikke for morgenen.

De tre foreslåtte handlingene er et utgangspunkt, hver av dem knyttet til et tall. Gjør noe med én, ignorer to, og rapporten har gjort jobben sin.

• Hovedtall: Sammenlign med forrige uke.
• Mest risikofylte prosjekter: Hvem som trenger en telefonsamtale i dag.
• Travleste personer: Hva som bør flyttes denne uken.
• Tregeste steg: Hva som bør tas opp i prosessgjennomgangen.

Hva den ikke er

Rapporten er ikke et dashbord du konfigurerer; formen er fast, og den henter de samme fem visningene som analyseskjermen allerede viser. Den er ikke en erstatning for å åpne tavlene; den forteller deg hvilken tavle du bør åpne først. Og den er ikke en prognose: Hvert tall i den er en telling, en sum, en median eller en lagret risikoscore, og alt dette finner du på skjermene den lenker til.