Η αναφορά ιδιοκτήτη της Δευτέρας το πρωί

Τι περιλαμβάνει

Η αναφορά καλύπτει ένα διάστημα επτά ημερών που ολοκληρώνεται την προηγούμενη ημέρα από την αποστολή της. Τα δεδομένα της είναι σταθερά· τα ίδια έντεκα στοιχεία φτάνουν κάθε εβδομάδα, με την ίδια σειρά, ώστε ο ιδιοκτήτης να μαθαίνει να τη διαβάζει μέσα σε λίγα λεπτά.

• Εργασίες που ολοκληρώθηκαν αυτή την εβδομάδα.
• Ανοιχτές και εκπρόθεσμες αυτή τη στιγμή.
• Ώρες αναμονής για πελάτες.
• Μέσος χρόνος ολοκλήρωσης για την εβδομάδα, ή σημείωση ότι δεν μετρήθηκε.
• Ημέρες χωρίς δεδομένα, εάν υπάρχουν, ώστε ένας χαμηλός αριθμός να μην εκληφθεί ως θετικός.
• Τα τρία πιο αργά στάδια με τον διάμεσο χρόνο παραμονής σε αυτά.
• Τα τρία έργα που περίμεναν περισσότερο χρόνο από κάποιον πελάτη, σε λεπτά.
• Οι τρεις πιο απασχολημένοι άνθρωποι, με τον φόρτο εργασίας τους σε λεπτά.
• Τα τρία έργα με τον μεγαλύτερο κίνδυνο, με τη βαθμολογία και την κατηγορία τους.

Από πού προέρχονται οι αριθμοί

Μια καθημερινή εργασία συγκεντρώνει τα συμβάντα κάθε οργανισμού σε μία σειρά ανά ημέρα για τον οργανισμό, για κάθε έργο και για κάθε μέλος, και βαθμολογεί κάθε έργο ως προς τον κίνδυνο καθυστέρησης παράδοσης. Οι οθόνες στατιστικών διαβάζουν αυτές τις σειρές. Η εβδομαδιαία αναφορά διαβάζει τις ίδιες σειρές, μέσω των ίδιων πέντε ερωτημάτων που χρησιμοποιούν οι οθόνες: χαρτοφυλάκιο, σημεία συμφόρησης, πελάτες, φόρτος εργασίας και κίνδυνος.

Αυτό είναι και το νόημα του σχεδιασμού. Η αναφορά και οι οθόνες δεν μπορούν να διαφωνούν, επειδή υπάρχει ένας μόνο υπολογισμός και δύο αναγνώστες. Αν η αναφορά δείχνει 14 ολοκληρωμένες εργασίες, η καρτέλα του χαρτοφυλακίου θα δείχνει επίσης 14.

Τι επιτρέπεται να κάνει το AI

Αφού συγκεντρωθούν τα δεδομένα, παραδίδονται στο AI ως μια λίστα γραμμών, με έναν αριθμό στην καθεμία, μαζί με δύο κανόνες: να χρησιμοποιεί μόνο τους παραπάνω αριθμούς και να μην επινοεί τίποτα. Επιστρέφει τρεις έως πέντε προτάσεις και ακριβώς τρεις προτεινόμενες ενέργειες, με την πιο χρήσιμη πρώτη, καθεμία με μια αιτιολογία μίας γραμμής που συνδέεται με έναν από τους αναγραφόμενους αριθμούς.

Δεν ζητείται ποτέ από το AI κάποιος αριθμός, επομένως δεν υπάρχει περίπτωση να εισαχθεί κάποιο ψεύτικο στοιχείο. Γράφει στη γλώσσα του παραλήπτη, εβραϊκά ή αγγλικά. Το AI έχει πρόσβαση στα δεδομένα του οργανισμού μόνο μέσω της ίδιας διεπαφής που χρησιμοποιεί κάθε άλλη λειτουργία AI, υπό τον ενεργό χρήστη και τον προϋπολογισμό του ίδιου του οργανισμού.

Αν αποτύχει η δημιουργία του κειμένου, η αναφορά δεν στέλνεται ως ένας πίνακας αριθμών με κενό εκεί που θα έπρεπε να βρίσκονται οι λέξεις. Το email περιμένει την επόμενη εκτέλεση, ενώ η καταχώριση εντός της εφαρμογής εμφανίζεται κανονικά με τους βασικούς αριθμούς, ώστε ο ιδιοκτήτης να μην μένει ποτέ χωρίς τα δεδομένα.

Μέσω email και στην εφαρμογή

Το email περιλαμβάνει το όνομα του οργανισμού, το εύρος ημερομηνιών, τους τέσσερις βασικούς αριθμούς, το κείμενο, τις τρεις ενέργειες και ένα κουμπί που οδηγεί στην οθόνη στατιστικών. Η ειδοποίηση εντός της εφαρμογής περιλαμβάνει το εύρος ημερομηνιών ως τίτλο, το κείμενο ως κύριο σώμα και ανοίγει την ίδια οθόνη.

Και τα δύο συνδέονται με τον οργανισμό και την εβδομάδα, επομένως η εκ νέου εκτέλεση της εργασίας δεν δημιουργεί δεύτερο αντίγραφο. Η προγραμματισμένη εργασία εκτελείται τη Δευτέρα το πρωί, ενώ η ίδια διαδρομή κώδικα μπορεί να εκτελεστεί και κατ' απαίτηση.

Πώς να τη διαβάσετε σε πέντε λεπτά

Συγκρίνετε τους τέσσερις βασικούς αριθμούς με τους αντίστοιχους της προηγούμενης εβδομάδας. Στη συνέχεια, διαβάστε τις τρεις λίστες από κάτω προς τα πάνω: πρώτα τα έργα με τον μεγαλύτερο κίνδυνο, καθώς εκεί μπορεί να χρειάζεται άμεσα μια επικοινωνία με τον πελάτη· έπειτα τους ανθρώπους με τον μεγαλύτερο φόρτο εργασίας, καθώς εκεί μπορεί να βοηθήσει μια αναδιανομή εργασιών αυτή την εβδομάδα· και τελευταία τα πιο αργά στάδια, καθώς αυτά αφορούν ζητήματα διαδικασίας για τον μήνα και όχι για το πρωινό σας.

Οι τρεις προτεινόμενες ενέργειες αποτελούν ένα σημείο εκκίνησης, καθεμία συνδεδεμένη με έναν αριθμό. Ακολουθήστε μία, αγνοήστε τις άλλες δύο, και η αναφορά θα έχει κάνει τη δουλειά της.

• Βασικοί αριθμοί: σύγκριση με την προηγούμενη εβδομάδα.
• Έργα με τον μεγαλύτερο κίνδυνο: ποιος χρειάζεται τηλεφώνημα σήμερα.
• Άνθρωποι με τον μεγαλύτερο φόρτο εργασίας: τι πρέπει να μετακινηθεί αυτή την εβδομάδα.
• Πιο αργά στάδια: τι πρέπει να αναφερθεί στην αξιολόγηση των διαδικασιών.

Τι δεν είναι

Η αναφορά δεν είναι ένας πίνακας ελέγχου που διαμορφώνετε εσείς· η δομή της είναι σταθερή και αντλεί τις ίδιες πέντε προβολές που δείχνει ήδη η οθόνη στατιστικών. Δεν αντικαθιστά το άνοιγμα των πινάκων· σας υποδεικνύει ποιον πίνακα να ανοίξετε πρώτο. Και δεν αποτελεί πρόβλεψη: κάθε αριθμός σε αυτήν είναι μια καταμέτρηση, ένα σύνολο, ένας διάμεσος ή μια αποθηκευμένη βαθμολογία κινδύνου, στοιχεία που μπορείτε να βρείτε όλα στις οθόνες με τις οποίες συνδέεται.