Cycles de révision convenus versus ce qui se passe réellement

Qu'est-ce qu'un cycle

Le devis d'une vidéo est tarifé en cycles. Deux cycles de révision inclus signifient que le client peut faire des retours deux fois ; la troisième fois est payante, et chaque studio sait que cette troisième fois est celle qu'il facture ou qu'il offre à ses dépens. La plupart des studios suivent cela dans un tableur et s'en rendent compte trop tard.

Tasked n'invente pas de cycle à comptabiliser. Un cycle est une session de review : une version du fichier soumise aux collaborateurs. Il commence à l'ouverture de la review et se termine lorsqu'un verdict est enregistré, et il n'est jamais réouvert ; le cycle suivant est une nouvelle session sur une nouvelle version, ce qui permet de garder un historique des commentaires fiable. Ainsi, un cycle comporte exactement un verdict, et compter les verdicts revient à compter les cycles.

Un cycle appartient au projet pour lequel il a été passé en review, enregistré au moment de son ouverture. Un fichier peut être déplacé dans un autre dossier le mois suivant ; le cycle reste associé au projet qui a fait l'objet du devis. Une review de fichier sans projet associé n'appartient à aucun devis et n'est comptabilisée nulle part.

Quels cycles comptent

Un cycle est comptabilisé par rapport au nombre convenu lorsque son verdict demande des modifications. Le statut « Validé avec modifications » compte, car un oui accompagné de remarques reste une étape de travail supplémentaire. Le statut « Refusé » compte également. Une simple validation ne compte pas : le travail s'est arrêté là et rien n'a été retouché.

Une demande de modifications depuis le portail client est soumise à la même règle. Lorsque la tâche de validation est associée à un espace de review ouvert, le verdict du portail y est également enregistré. Ainsi, le cycle qu'il a clôturé est comptabilisé exactement comme un cycle que le studio aurait clôturé lui-même.

Cela correspond à la tarification du devis. Le deuxième livrable qui reçoit des remarques correspond au deuxième cycle ; le troisième est celui qui devient payant.

Le nombre convenu

Chaque projet comporte un nombre convenu de cycles. Par défaut, ce nombre est de 2, ce qu'indique généralement un devis pour une publicité. Zéro est tout à fait possible et signifie qu'aucune révision n'est incluse : chaque cycle est alors facturable. Le plafond est fixé à 50, ce qui n'est pas une limite technique du produit mais une sécurité contre une faute de frappe (comme écrire 200 par erreur).

Ce nombre est défini sur le projet par toute personne autorisée à le modifier, et chaque changement fait l'objet d'un suivi indiquant l'auteur de la modification ainsi que l'ancienne et la nouvelle valeur. Il s'agit d'une condition commerciale de la prestation, et le studio en conserve une trace.

Franchir la limite

Dépasser la limite signifie que le nombre de cycles utilisés est strictement supérieur au nombre convenu. Convenir de deux cycles et en utiliser deux respecte parfaitement l'accord, ce n'est pas un dépassement. Le surplus est un calcul (cycles utilisés moins cycles convenus), car chaque cycle supplémentaire est facturable séparément ; il ne s'agit jamais d'un simple indicateur oui/non.

Trois interfaces affichent cette information à partir d'une source unique. Le tableau indique les cycles utilisés, les cycles convenus et, en cas de dépassement, le nombre de cycles facturables. Une ligne d'historique est créée pour chaque cycle au-delà de la limite, indiquant le numéro du cycle et la session de review, ce qui constitue la preuve sur laquelle le studio s'appuie pour sa facture. De plus, un événement se déclenche pour chaque cycle supplémentaire afin qu'une automatisation puisse agir : lorsqu'un projet dépasse ses cycles, prévenez le producteur et envoyez un e-mail au client.

L'événement se déclenche à chaque cycle au-delà du nombre convenu, et non une seule fois par projet. Si le client fait trois retours supplémentaires, une règle configurée pour avertir le producteur s'exécutera trois fois, car chacune de ces interventions correspond à une ligne distincte sur la facture.

Pourquoi le calcul est dynamique à chaque fois

Le total n'est jamais stocké. Un compteur stocké finit par se décaler dès qu'un fichier est supprimé, qu'une review associée disparaît ou que des projets sont fusionnés. Or, un chiffre erroné sur lequel un studio s'appuie pour facturer est pire que pas de chiffre du tout. Chaque fois que le tableau ou la route de décision le demande, le calcul est généré par une simple requête sur les verdicts enregistrés des reviews du projet.

Cela signifie également que la précision du calcul dépend de la rigueur du flux de review. Un studio qui envoie des cuts par e-mail sans jamais ouvrir de review obtiendra un total de zéro cycle comptabilisé, ce qui est logique : Tasked ne peut compter que ce qu'il a vu. Pour obtenir un calcul précis, il faut soumettre chaque version à une review, que ce soit dans l'espace dédié ou via le portail client.

Une conséquence de ce calcul dynamique : si la règle définissant quels verdicts comptent venait à changer, tous les chiffres historiques changeraient également. C'est le prix à payer pour ne pas stocker le total, et c'est le bon choix ; l'alternative serait d'avoir deux époques de données qui signifient des choses différentes.

Passer à la facturation

Tasked ne facture personne pour un cycle supplémentaire. L'abonnement à Tasked sert à tarifer le travail du studio, et le règlement du troisième cycle s'effectue directement entre le studio et son client, sur la propre facture du studio. Ce que le produit fournit, c'est le chiffre, l'indicateur et l'historique : un tableau qui indique que le troisième cycle est facturable, une ligne d'historique qui précise quand il a commencé, et un événement qu'une règle peut transformer en e-mail envoyé au client le jour même.

Le simulateur d'automatisation, qui rejoue le dernier mois avant l'activation d'une règle, indique zéro déclenchement passé pour une règle basée sur l'événement de cycle, car le nombre de cycles sur une période de 30 jours ne correspond pas au nombre de cycles réel du projet. Il affiche zéro plutôt qu'un chiffre erroné affirmé avec certitude.

• Cycles convenus : 2 par défaut, de 0 à 50, avec historique des modifications.
• Un cycle est comptabilisé lorsque le verdict demande des modifications ; une simple validation ne compte pas.
• Au-delà de la limite : le tableau indique combien de cycles sont facturables, avec une ligne d'historique et un événement générés pour chaque cycle supplémentaire.