עשרים פרויקטים בלי גיליון

מה הגיליון עשה בשבילכם

רוב גיליונות הסוכנות עונים על שלוש שאלות. איפה כל פרויקט עכשיו. מי נושא יותר מדי השבוע. איזה פרויקט הולך לאחר. הגיליון עונה עליהן רק כמו האדם האחרון שעודכן אותו, ובעשרים פרויקטים האדם הזה מעדכן אותו במקום להריץ את הפרויקטים.

Tasked עונה על אותן שלוש שאלות מרשומות שהצוות מייצר בעבודה, לא בדיווח. משימה עוברת משלב לשלב על לוח; המעבר הוא הרשומה. כל מה שלמטה בנוי מזה, ואף אחד מזה לא צריך שאף אחד ימלא תא.

לוח אחד לפרויקט, מתבנית

כל פרויקט רץ על לוח תהליך שמועתק מתבנית. Tasked מגיע עם עשר חבילות תהליך לעבודה כללית (sprint, incident, design request, campaign, bugfix, approval flow, test cycle, release, software, project delivery) ועוד חמש לוידאו (commercial, documentary, wedding, corporate, social content batch). תבנית ממנה את השלבים בסדר, נותנת לכל שלב את שעות החלון, ומסמנת אילו שלבים הם אישורים.

תבנית commercial, למשל, יש לה עשרה שלבים. Brief נושא 48 שעות, Script 72, Script approval 48, Pre-production 120, Shoot 48, Edit 120, Rough cut review 48, Final cut approval 72, Delivery 24, ואז Done. השעות האלה הן ערכי תבנית שמשנים לארגון; הן לא הבטחה ש-Tasked נותן על הסטודיו שלכם.

שלבי אישור פותחים פורטל לקוח שלא צריך חשבון. הלקוח מגיע דרך קוד, קישור, מספר טלפון או אימייל, צופה בקאט מדויק לפריים בקצב המקור (כולל 23.976 ו-29.97), משאיר הערות מתוזמנות, ומאשר, דוחה או מבקש שינויים. ההחלטה מזיזה את המשימה על הלוח, והמעבר נרשם כמו כל מעבר אחר.

הרשומה שהאנליטיקה בנויה עליה

בכל פעם שמשימה נכנסת לשלב Tasked פותח מרווח, ובכל פעם שהיא יוצאת הוא סוגר אותו, באותה עסקת מסד כמו המעבר עצמו. משימה שנשלחת בחזרה לאותו שלב מתחילה מרווח חדש. מרווח שעדיין פתוח נספר עד עכשיו.

מרווחים מקובצים לפי שם השלב על פני פרויקטים, לא לפי הלוח הבודד. לכל פרויקט עותק משלו של התהליך, כך ששלב Edit בפרויקט א ושלב Edit בפרויקט ב הם שורות שונות; האנליטיקה מתייחסת אליהם כאותו שלב כי הם נושאים את אותו מפתח.

יומן הביקורת מתחת הוא הוספה בלבד. אין נתיב עדכון או מחיקה לו ביישום, כך שמספר על מסך אנליטיקה תמיד ניתן לעקיבה לאירועים שייצרו אותו.

חמש תצוגות, סט מספרים אחד

משימה יומית מגלגלת את אירועי אתמול לשורה אחת לארגון, לפרויקט ולחבר, ומנקדת כל פרויקט לסיכון איחור במסירה. חמש תצוגות האנליטיקה קוראות את השורות האלה; הן אף פעם לא מחשבות מחדש מאפס, ולכן שני מסכים לא יכולים לחלוק.

• תיק: משימות שהושלמו בחלון, פתוחות ובאיחור עכשיו, שעות שהושקעו בהמתנה ללקוחות, זמן מחזור ממוצע, ומספר הימים בלי נתונים.
• צווארי בקבוק: הזמן החציוני בכל שלב, ממרווחים שנרשמו, השלב האיטי קודם.
• לקוחות: אילו פרויקטים מחכים לאישור לקוח ולכמה ימים.
• עומס: עומס העבודה הפתוח של כל אדם בדקות מול קיבולת השבוע, עם ספירות פתוח, באיחור והושלם.
• סיכון: ציון 0 עד 100 לפרויקט עם הסיבות שמצטברות אליו, בשלוש רצועות: נמוך, לעקוב וגבוה.

הדוח השבועי, ומה הוא לא יעשה

בבוקר יום שני הבעלים מקבל דוח של שבעת הימים האחרונים באימייל וכהתראה באפליקציה. הדוח מפרט משימות שהושלמו, פתוחות ובאיחור, שעות המתנה ללקוחות, שלושת השלבים האיטיים, שלושת הפרויקטים שמחכים הכי הרבה ללקוח, שלושת האנשים העמוסים ושלושת הפרויקטים בסיכון הגבוה ביותר.

המספרים מחושבים קודם. ה-AI מקבל אחר כך את המספרים האלה ומבקשים ממנו שלושה עד חמישה משפטים ושלוש פעולות מוצעות בדיוק, כל אחת קשורה לאחד מהמספרים ברשימה. אף פעם לא מבקשים ממנו מספר. אם הנרטיב נכשל להיווצר, המייל מחכה לריצה הבאה והרשומה באפליקציה עדיין נוחתת עם המספרים.

מאיפה מתחילים

בוחרים תבנית שמתאימה לאיך שהפרויקטים כבר רצים ומתאימים את שעות החלון למה שבאמת מצפים. מזמינים את הצוות ויוצרים צוות עם קיבולת שבועית אם ברירת המחדל של 2,400 דקות (חמישה ימים של שמונה שעות) שגויה בשבילכם. מכניסים את הלקוחות דרך הפורטל מהאישור הראשון כדי שזמן ההמתנה יישמר מיום אחד.

אחר כך רצים חודש. אחרי זה לתצוגת צוואר הבקבוק יש מספיק מרווחים כדי להיות כנה, לציון הסיכון יש היסטוריית שלבים לשאוב ממנה במקום ברירת המחדל, וביקורת התהליך יכולה להגיד איזה חלון קבעתם לא נכון.

• לוחות: עשר חבילות כלליות וחמש חבילות וידאו, לכל אחת שעות חלון לשלב.
• רשומות: מרווח למשימה לשלב, יומן ביקורת להוספה בלבד.
• תצוגות: תיק, צווארי בקבוק, לקוחות, עומס, סיכון.
• דוח: מספרים קודם, אחר כך מילים, כל יום שני.

שאלות שחוזרות

יש מגבלה על מספר הפרויקטים?

כל מסלול נושא מגבלת פרויקטים, ועמוד התמחור מפרט אותה למסלול. האנליטיקה והדוח השבועי עובדים באותו אופן בשני פרויקטים ובעשרים.

הלקוחות שלי צריכים חשבון?

לא. לקוח מגיע לפורטל דרך קוד, קישור, מספר טלפון או אימייל, ומאשר, דוחה או מבקש שינויים משם. ההחלטה נרשמת עם מי, מתי ואיזו גרסה.

כמה Tasked עולה?

הניסיון חינם. Starter הוא 29 דולר לחודש, Professional 99 דולר לחודש ו-Business 249 דולר לחודש.

אפשר להמשיך לשמור את הגיליון?

אפשר לייצא את הנתונים בכל רגע. רוב הצוותים מפסיקים לתחזק את הגיליון ברגע שהדוח השבועי עונה על השאלות שהוא נבנה בשבילן.

זה עובד בעברית?

כן. המוצר בעברית ובאנגלית עם פריסה מימין לשמאל, והדוח השבועי נכתב בשפת הנמען.